Arbeidsreglement opstellen: hoe doe je dat?
Wettelijke verplichtingen en procedures
Werk je met één of meerdere personeelsleden? Dan dien je een arbeidsreglement op te stellen en een kopie te bezorgen aan je medewerkers. Deze verzameling van basisafspraken vormt een belangrijke houvast voor de momenten waarop het even minder gaat. Of bij afwijkingen van de vooropgestelde regels.
Maar hoe stel je dit regelement op? En wat vermeld je exact in dit document? Ontdek het hieronder. Vragen over jouw arbeidsreglement? Addmodum staat voor je klaar. Contacteer ons met jouw vragen.
Wat is een arbeidsreglement?
Een arbeidsreglement is een wettelijke samenvatting van de rechten en plichten van jou als werkgever, maar ook van je werknemers. Het geeft een uitgebreid inzicht van de afspraken die de arbeidsovereenkomst van je medewerker bevat.
Het arbeidsreglement zorgt voor een correcte toepassing van de arbeidswetging. En vormt een houvast voor jou als werkgever. Het document geeft weer welke verplichtingen van toepassingen zijn voor je medewerkers. En vormen een leidraad voor de goede gang van zaken in je bedrijf.
Als werkgever heb je het recht om medewerkers te sanctioneren of ontslaan wanneer zij het arbeidsreglement niet correct naleven. Uiteraard is dit gevolg afhankelijk van de ernst van de overtreding.

Is een arbeidsreglement verplicht?
Ja, het opstellen en overhandigen van een arbeidsreglement is verplicht. Vanaf het moment dat je één medewerker in dienst neemt, dien je dit wettelijk document op te maken.
Er zijn een aantal uitzonderingen waarbij het niet verplicht is om een arbeidsreglement op te stellen:
- Familiebedrijven zonder personeel
- Bedrijven die enkel dienstboden tewerkstellen
- Defensie en korpsen van de federale en lokale politie
Tip van Addmodum
Jouw arbeidsreglement dient beschikbaar te zijn op de volledige werkvloer, of plaatsen die onderdeel uitmaken van jouw organisatie. Denk er dus ook aan om een kopie in de wagens of busjes van je personeel te leggen.
Wie stelt het arbeidsreglement op?
Het opmaken van je arbeidsreglement vraagt inzicht in specifieke wetten en regels. Laat je begeleiden door je sociaal bureau. Onze experten beschikken over de nodige kennis van zaken. En begeleiden jou bij elke stap van het proces.
Welke onderdelen neem je verplicht op in je arbeidsreglement?
Als werkgever zijn er een aantal zaken die je verplicht opneemt in je arbeidsreglement. Ontdek welke elementen niet mogen ontbreken:
- De gegevens van je bedrijf met aansluitingsnummer van Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid (RSZ) en het nummer van je paritair comité
- De manier waarop je het loon van je medewerker stort en het tijdstip ervan
- Alle details die invloed hebben op de prestaties van je medewerkers: werk- en uurroosters, pauzes, wettelijke feestdagen, (collectieve) vakantiedagen
- De mogelijke opzegtermijnen en redenen voor ontslag op staande voet
- Maatregelen tegen grensoverschrijdend gedrag
- Preventief alcohol- en drugsbeleid en procedure rond psychosociale risico’s
- Contactgegevens van externe (inspectie)diensten zoals de medische dienst of de vakbondsafvaardiging
Je dient rekening te houden met de sector van jouw organisatie, met de verschillende regels en wetgeving. Laat je voor het opstellen van jouw arbeidsreglement bijstaan door onze experten. Neem contact op met Addmodum.
Maak jouw arbeidsreglement bekend aan je medewerkers
Als werkgever ben je verplicht om je arbeidsreglement gedurende 15 dagen uit te hangen op een plaats die voor iedereen toegankelijk is. Op deze manier krijgen je medewerkers de kans om je reglement na te lezen en eventuele nota’s toe te voegen. Voorzie een opmerkingenregister. En laat je werknemers een attest ondertekenen als bewijs voor ontvangst en goedkeuring.
- Indien er bepaalde opmerkingen zijn, pas je jouw arbeidsreglement aan in overleg met je medewerkers of sociaal bureau. En hang je document vervolgens weer 15 dagen uit.
- Iedereen akkoord? Dan surf je naar de site van de Federale Overheid voor het digitaal indienen van je arbeidsreglement. Je meld je aan met behulp van de Itsme-app, identificeert je als werkgever en bezorgt je arbeidsreglement samen met de nodige bijlagen.
- Bij onderlinge geschillen, treedt de externe directie Toezicht op de Sociale Wetten op als bemiddelaar. En stelt indien nodig een proces-verbaal op wanneer je niet tot een akkoord komt met één van je medewerkers.
- Bij grote wijzigingen van je arbeidsreglement herhaal je bovenstaande procedure van begin tot einde. Enkel wanneer het gaat over kleine aanpassingen zoals het wijzigen van opzegtermijnen, uurroosters of bepaalde gegevens is het niet nodig om eerdere stappen te herhalen.
Schakel de expertise in van Addmodum
Reken voor het opstellen van je arbeidsreglement op Addmodum. Maar ook voor andere taken in je HR administratie bieden onze experten de juiste ondersteuning. Denk aan de administratie bij je tankkaart, de procedure rond een Dimona-aangifte of het indienen van je ASR.
Neem contact op met Addmodum. Laat je begeleiden bij het correct opmaken en indienen van je arbeidsreglement.