Je eerste werknemer: 7 zaken om zeker aan te denken Het is zover! Je bent gestart als zelfstandige, de aanvragen stromen binnen en je agenda puilt uit. Tijd om je eerste medewerker aan te nemen. Maar wat gaat dat kosten? Welke verplichtingen heb je als werkgever? En...
HR administratie
Wat is HR administratie?
HR administratie is een onderdeel van je administratie en gaat over de human resources-gerelateerde processen binnen je organisatie. Het is de verzameling van systemen, processen en procedures die nodig zijn om de personeels- en loonadministratie van je bedrijf te beheren. HR administratie omvat onder meer dossiers over werknemers, salarisadministratie, verlofregistratie, beoordelingen en andere HR-gerelateerde informatie.
Het doel van HR administratie is om een efficiënte en nauwkeurige administratie van HR-gerelateerde zaken te waarborgen.
Waarom is HR administratie zo belangrijk?
HR administratie speelt een essentiële rol in het beheren en ondersteunen van medewerkers binnen je organisatie. Deze vorm van administratie biedt inzicht in de personeelsgegevens en -prestaties. Hierdoor worden beslissingen over verloning, bevorderingen en andere zaken genomen op basis van feiten.
Daarnaast helpt HR administratie om de naleving van arbeidsrechtelijke vereisten en wetten (zoals minimumlonen en werktijden) te waarborgen.
Een georganiseerd HR-administratie zorgt ervoor dat je de kosten en uitdagingen van HR-taken efficiënt kan beheren. Zo verbeter je de productiviteit van je werknemers en creëer je een positieve werkomgeving.
Uit welke taken bestaat HR administratie?
De exacte taken die jouw HR-administratie omvat is afhankelijk van de grootte en de complexiteit van je organisatie. De HR administratie taken bestaan meestal uit:
- Het beheren van personeelsdossiers: het opstellen en bijhouden van dossiers over werknemers. Deze dossiers bevatten zowel professionele als persoonlijke informatie.
- Salarisadministratie: het beheren van salaris- en belastinggegevens. Dit omvat ook het uitvoeren van loonberekeningen en -uitbetalingen.
- Het beheren van verlof: HR-administratie omvat het beheren van verlofaanvragen en -verlofregistratie. Ook verlofbalansen en verlofuitbetalingen horen hier bij.
- Recruitment en werving van nieuw personeel: van het uitgeven van vacatures tot het aannemen van kandidaten, HR administratie coördineert het hele rekruteringsproces.
- Beoordelingen en evaluaties: het uitvoeren van beoordelingen van medewerkers op regelmatige basis en het bijhouden van de resultaten die voortvloeien uit deze evaluaties.
- Arbeidsrechtelijke naleving waarborgen: HR administratie waarborgt de naleving van arbeidsrechtelijke wetten en regels. Dit omvat de minimumlonen en werktijden.
- Opleiding en ontwikkeling van werknemers: het coördineren van opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s voor werknemers zodat hun kennis en skills up-to-date blijven.
- Het beheren van conflicten: HR administratie biedt ondersteuning bij het oplossen van conflicten tussen medewerkers. Ook het oplossen van conflicten tussen medewerkers en de organisatie behoort tot het takenpakket.
Hoe zet je je HR administratie op?
Eerst en vooral bepaal je de HR-behoeften van je organisatie. Je stelt vast welke HR-gerelateerde taken en verantwoordelijkheden nodig zijn om de HR-behoeften van je organisatie te ondersteunen. Op basis van deze doelen kies je een geschikte HR-software om je processen te automatiseren en beheren.
Als die zaken vastliggen, stel je een HR-beleid op. Hierin stel je heldere HR procedures op, inclusief de regels voor verlof, beoordelingen, salarisadministratie …
Al deze stappen doorlopen? Dan is het tijd om de gegevens van je medewerkers te registreren. Zorg ervoor dat alle relevante informatie wordt vastgelegd en bijgehouden (zowel persoonlijke als professionele informatie).
Alles uit je HR-administratie halen? Automatiseer dan zoveel mogelijk HR-processen met een geschikte software. Denk aan verlofaanvragen, salarisberekeningen, beoordelingen … zo bespaar je tijd én middelen.
Tijd om iedereen op de hoogte te brengen van je nieuwe HR beleid. Zorg ervoor dat al je HR-medewerkers en andere relevante medewerkers op de hoogte zijn van je HR-beleid en -procedures en informeer ze over het gebruik van je HR-software.
Belangrijk: evalueer je HR-administratie regelmatig en stuur bij waar nodig. Zo zorg je ervoor dat je HR-administratie perfect aansluit bij de veranderende behoeften van je organisatie.
Software voor HR administratie
Om je processen te automatiseren en je HR administratie efficiënt te laten verlopen, maak je best gebruik van software.
- BamboHR: Een cloudgebaseerd HR-informatiesysteem met functies voor het beheren van personeelsdossiers, verlof, beoordelingen, salarisadministratie en meer.
- ADP Workforce Now: Een cloudgebaseerde HR-oplossing voor bedrijven die gericht is op HR-administratie, salarisadministratie, tijd- en verlofbeheer, en meer.
- Zenefits: Een all-in-one HR-platform met functies voor personeelsbeheer, verzekeringen, verlofbeheer en meer.
- Workday: Een cloudgebaseerde HR-oplossing met functies voor personeelsbeheer, financiële beheer, salarisadministratie en meer.
- SAP SuccessFactors: Een uitgebreid cloudgebaseerd HR-informatiesysteem met functies voor personeelsbeheer, opleiding en ontwikkeling, beoordelingen en meer.
Tip: vraag een demo aan voor je een beslissing maakt. Zo kies je een HR-administratie software die is afgestemd op de grootte en complexiteit van je onderneming en die voldoet aan je specifieke HR-behoeften en verwachtingen.
Alles over HR administratie
Je personeel vereist een specifieke administratieve aanpak. We bundelen al deze zaken onder onze HR administratie, voluit: Human Resources administratie.
Tankkaart: Hoe bestel je ze? Wat zijn de voor- en nadelen?
Wat is een tankkaart? Een tankkaart is een elektronische betaalkaart waarmee je voor benzine, diesel of andere brandstoffen in tankstations kan betalen. Ze worden altijd uitgegeven door een aanbieder van brandstoffen. Er bestaan twee soorten tankkaarten: degenen...
Dimona-aangifte: al jouw vragen beantwoord
Een Dimona-aangifte doen Wanneer je als werkgever een werknemer in dienst neemt of net een arbeidscontract beëindigt, ben je verplicht dat te melden met een Dimona-aangifte. Ook wanneer je werknemer korter of langer werkt dan voorzien, moet je dat laten weten aan de...
Hoe stel je een arbeidsreglement op?
Arbeidsreglement opstellen: hoe doe je dat? Het arbeidsreglement legt de algemene arbeidsvoorwaarden vast en geeft aan werknemers informatie over de werking en de organisatie van het werk binnen de onderneming of binnen de instelling die hen tewerkstelt. Deze...
HR administratie uitbesteden
Garandeer de continuïteit van je personeelsadministratie en besteed je HR uit aan een onafhankelijke externe partij. Onze HR specialisten zorgen ervoor dat je administratie gestroomlijnd is. Op die manier vormen we het vaste aanspreekpunt voor je werknemers.
HR vormt het kloppende hart van je KMO. Bij Addmodum waken we over de bloedtoevoer naar alle delen van je onderneming.
Besteed je HR uit en ontlast jezelf als zaakvoerder van je HR administratie. Jij hoeft je hoofd niet meer te breken over arbeidsreglementen, contracten, loonbrieven, payroll en andere administratieve zaken.
Voordelen van HR administratie uitbesteden
Je HR administratie uitbesteden, brengt veel voordelen met zich mee:
- Meer tijd en ruimte voor jezelf om strategisch te groeien.
- Creëert continuïteit in je personeelsadministratie.
- Bespaart je de kost uit van het in dienst nemen van een extra werknemer.
Besteed je HR uit en geniet van je vrije zondag!
Besteed je HR administratie uit
Garandeer de continuïteit van je personeelsadministratie en besteed je HR uit aan een onafhankelijke externe partij. Onze HR specialisten zorgen ervoor dat je administratie gestroomlijnd is. Op die manier vormen we het vaste aanspreekpunt voor je werknemers.
Ontlast jezelf van je HR administratie
HR vormt het kloppende hart van je KMO. Bij Addmodum waken we over de bloedtoevoer naar alle delen van je onderneming.
Besteed je HR uit en ontlast jezelf als zaakvoerder van je HR administratie. Jij hoeft je hoofd niet meer te breken over arbeidsreglementen, contracten, loonbrieven, payroll en andere administratieve zaken.
Ontdek de voordelen van externe HR administratie
- Meer tijd en ruimte voor jezelf om strategisch te groeien.
- Creëert continuïteit in je personeelsadministratie.
- Bespaart je de kost uit van het in dienst nemen van een extra werknemer.
Besteed je HR uit en geniet van je vrije zondag!
