Efficiënt debiteurenbeheer voor een financieel gezonde onderneming
Heb je soms het gevoel dat je bank speelt voor je klanten? Dat je je wel in het zweet werkt, maar dat het lang duurt tot je factuur eindelijk betaald wordt? En vind je het lastig om zelf achter je klanten aan te zitten, of heb je er simpelweg geen tijd voor?
Dan is het uitbesteden van je debiteurenbeheer de perfecte oplossing. Zo heb jij terug meer tijd om te doen wat je het liefste en het beste doet (ondernemen). Bovendien ben je zeker dat je cashflow op peil blijft. Je hebt zelf immers ook kosten die je moet betalen – van leveranciers met een efficiënt rappelbeheer, bijvoorbeeld.
Wat is debiteurenbeheer?
Rappelbeheer, debiteurenbeheer of incassobeheer is de concrete opvolging en bijwerking van onbetaalde facturen. Het houdt onder meer het uitsturen van betalingsherinneringen en het aanmanen tot het voldoen van facturen in. Bij hardnekkige wanbetalers betekent het ook contact opnemen met een advocaat en de gerechtelijke procedure opvolgen.
Addmodum kiest voor klantvriendelijk debiteurenbeheer. Daarbij zetten we jouw belang op de eerste plaats. Tegelijk denken we mee met jouw klant om tot een oplossing te komen voor het betalingsprobleem. Op die manier versterken we jouw relatie met de klant.
Het proces van debiteurenbeheer
Voor de opstart van het rappelbeheer gaan we met jou in overleg. Geef je ons carte blanche om enkele klanten eraan te herinneren dat je al een hele tijd op je welverdiende centen aan het wachten bent? Of is niet elke onbetaalde factuur achterstallig, bijvoorbeeld omdat de werken nog niet afgerond zijn? Addmodum werkt steeds op jouw maat en communiceert uit jouw naam.
Voor de betaling van de achterstallige facturen zetten we de volgende stappen.
- Mail: nadat de betaaltermijn verstreken is, ontvangt de klant een herinneringsmail met het openstaand bedrag, de factuur in bijlage en het verzoek om dit alsnog te voldoen. In totaal sturen we drie mails.
- Telefoon: indien de klant geen gehoor geeft aan onze mails, bellen we hem of haar met vriendelijke vastberadenheid op. Uit ervaring weten we dat een persoonlijk telefoontje 9 op 10 klanten overtuigt. We bellen tot drie keer toe.
- Advocaat: hebben onze mails en onze telefoongesprekken geen effect? Dan volgt een ingebrekestelling via een deurwaarder. Daarna contacteren we een ervaren advocaat en volgen we de gerechtelijke procedures op. We laten pas los wanneer het te betalen bedrag op jouw rekening staat.
Debiteurenbeheer uitbesteden: de voordelen
Je debiteurenbeheer uitbesteden, dat betekent minder stress voor je cashflow en meer tijd voor je bedrijf en je klanten. Door je facturen te laten innen door een externe partij, focus jij je op je commerciële activiteiten en behoud je een goede relatie met jouw achterstallige klant.
Bovendien bewaren we elke contactopname digitaal in jouw dossier. Zo weet zowel jij als je klant precies wie we wanneer gemaild of gebeld hebben. En dankzij de dagelijkse update van de digitale uittreksels zijn we onmiddellijk op de hoogte wanneer de betaling alsnog voldaan is.
Software voor jouw debiteurenbeheer
Doe je voor jouw rappeladministratie beroep op Addmodum, dan reken je op een efficiënte aanpak. We maken namelijk gebruik van het boekhoudsysteem Exact Online, dat jouw debiteurenadministratie enorm vereenvoudigt. Zo voegen we steeds de onbetaalde factuur of facturen toe aan onze herinneringsmails.
Jouw debiteurenbeheer automatiseren? Vertrouw op Addmodum
Zorgeloos ondernemen? Dan is je administratie automatiseren en je papierwerk uitbesteden aan Addmodum de eerste stap. Je vertrouwt niet alleen op ons voor je debiteurenbeheer maar voor je volledige administratieve ondersteuning.
Heb je nog vragen? Of nood aan ondersteuning bij het opstellen van je Peppol facturen? Contacteer ons om kennis te maken en samen te bekijken hoe we ook jou een vrije zondag kunnen bezorgen.