Als onderneming is het belangrijk op de hoogte te zijn wanneer en aan wie je een factuur moet uitsturen. Doe je dit niet, te laat of onvolledig? Dan kan de overheid je hierop een administratieve boete toekennen. Ook voor je administratie is het belangrijk je facturen steeds correct uit te sturen en te bewaren.
Factuur verplicht voor zakelijke klanten
Als ondernemer ben je verplicht een factuur uit te sturen naar je zakelijke klanten. Voor particulieren geldt deze algemene verplichting niet wanneer zij de aangekochte goederen of diensten enkel voor privédoeleinden zullen gebruiken. Wanneer een klant zijn aangekochte goederen of diensten zowel voor privé- als beroepsdoeleinden gebruikt, zoals een auto, moet er wel een factuur worden opgemaakt. Verder zijn er nog enkele uitzonderingen wanneer je als onderneming wel verplicht bent een factuur op te stellen, ongeacht of de goederen of diensten voor privé- of zakelijke doeleinden zullen dienen.
Let op: een particuliere klant heeft het recht een factuur op te vragen. Je kan hiervoor eventueel extra administratiekosten aanrekenen.
Uitzondering 1: bij vrijstelling van btw
Op de algemene regel die zegt dat je als onderneming verplicht bent een factuur uit te sturen naar al je zakelijke klanten bestaat één uitzondering. Je bent namelijk niet verplicht een factuur op te stellen wanneer die betrekking heeft op handelingen die vrijgesteld zijn van btw. Je bent natuurlijk steeds vrij om dit wel te doen.
Uitzondering 2: verplichte factuur voor particulieren
Voor een aantal zaken moet je verplicht een factuur opstellen, ongeacht of deze bestemd is voor zakelijke klanten of particulieren. Een factuur is met andere woorden dus verplicht bij:
- Verkoop door groothandelaars (ook als de klant een particulier is en er niet om verzoekt).
- Verkoop van goederen aan iemand die er zelf handel in drijft (bv. de verkoop van een aantal bakken bier aan een caféhouder in de buurt, ongeacht of het duidelijk is of hij ze al dan niet in zijn café zal gebruiken).
- Verkoop van nieuwe gebouwen.
- Verkoop van auto’s of voertuigen, ongeacht of ze nieuw of tweedehands zijn. Dit geldt eveneens voor andere voertuigen zoals vaartuigen of vliegtuigen.
- Verkoop van onderdelen van auto’s, vaar- en vliegtuigen, met inbegrip van de herstellingen daaraan. De prijs moet dan wel meer dan 125 euro (incl. btw) bedragen.
- Elke verkoop op afbetaling.
- Verkoop van grote hoeveelheden waarvan mag worden aangenomen dat ze niet voor privégebruik zijn bestemd (bv. een consument koopt 500 pakken toiletpapier).
- Diensten van verhuizing of meubelbewaring (ook aan particulieren).
- Leveringen aan ambassades, diplomaten en internationale instellingen.
Facturen bij e-commerce
Als je een webshop hebt, ben je in principe niet verplicht een factuur uit te reiken bij iedere bestelling. Je moet wel steeds een bestelbevestiging mee afleveren. Hierop staat informatie over het aangekochte goed of dienst en de bijhorende prijs. Formeel gezien is deze bestelbevestiging geen factuur.
Wanneer verstuur je een factuur?
Het is aangeraden niet zo lang te wachten. Als je je facturen snel uitstuurt, kunnen klanten ook sneller betalen. Zo heb je steeds voldoende middelen in de organisatie om je kosten te betalen. Respecteer in elk geval de uiterste deadline. Anders kan de overheid je administratieve boetes opleggen.
