Tankkaart: Hoe bestel je ze? Wat zijn de voor- en nadelen?

Wat is een tankkaart voor een zelfstandigen?

Een tankkaart is een elektronische betaalkaart waarmee je voor benzine, diesel of andere brandstoffen in tankstations kan betalen. Ze worden altijd uitgegeven door een aanbieder van brandstoffen.

Er bestaan twee soorten tankkaarten: degenen waarmee je bij meerdere aanbieders kan tanken (bijvoorbeeld; bij Shell, Esso, Texaco, laadpalen…) en degenen die gebonden zijn aan één specifieke aanbieder (bijvoorbeeld; enkel bij Avia). Wie gaat tanken met een tankkaart heeft geen cash geld of bankkaart meer nodig, enkel zijn of haar tankkaart.

Behalve dat tankkaarten zeer handig zijn in gebruik, geven ze ook uitgebreide informatie over je brandstofverbruik: waar je hebt getankt, wanneer je hebt getankt, hoeveel liter en de daarbij horende prijs.

 

Hoe werkt een tankkaart in België?

Je brandstof betalen met een tankkaart verschilt niet veel van het betalen met je bankkaart. Zo heeft iedere tankkaart ook zijn eigen unieke pincode waarmee je kan betalen in een betaalterminal.

Iedere tankkaart werkt met achtergestelde betaling. Dat wil zeggen dat je één keer per maand een afrekening krijgt van alle gedane tankbeurten. Je administratie bijhouden wordt zo kinderspel.

Afhankelijk van het type tankkaart, tank je in verschillende tankstations over heel België, in de hele Benelux of zelfs in heel Europa.

 

Tank kaart aanvragen als zelfstandige of bedrijf

Een tankkaart aanvragen doe je steeds via de website van verschillende tankkaart aanbieders. Er zijn daarbij een aantal standaardprocedures die gevolgd dienen te worden om in bezit te komen van de meest geschikte tankkaart.

 

Tankkaart voor bedrijven aanvragen

1. Als bedrijf vraag je de nodige tankkaart(en) aan via het aanvraagformulier op de website van een aanbieder.
2. De aanbieder zal je dan contacteren om je domiciliëringsnummer in orde te brengen.
3. Van zodra je domiciliëringsnummer gekend is, word je verwittigd als je aangevraagde tankkaart(en) en pincode(s) gecodeerd zijn.
4. Met een bedrijfswagen kan je steeds diesel, benzine & LPG tanken. Vandaag de dag kan je zelfs elektrisch tanken met je tankkaart. Limieten kan je als bedrijf ook zelf bepalen.
5. Je ontvangt op het einde van de maand een factuur per post of per mail (waarbij de factuur wordt vereffend via domiciliëring).

 

Tankkaart voor zelfstandigen aanvragen

1. Je gaat naar de website van de aanbieder en vraagt daar jouw persoonlijke tankkaart aan via het aanvraagformulier.
2. De aanbieder zal je vervolgens contacteren om je domiciliëringsnummer in orde te brengen.
3. Van zodra je domiciliëringsnummer bekend is, word je verwittigd als je kaart(en) en de pincode(s) gecodeerd zijn.
4. Je kan met jouw tankkaart steeds diesel, benzine, LPG en elektriciteit tanken.
5. Je ontvangt op het einde van de maand een factuur per post of per mail (waarbij je factuur wordt vereffend via domiciliëring).

 

De effectieve procedure kan natuurlijk nog wat verschillen afhankelijk van de aanbieder. Het is ook steeds aangeraden eerst een offerte aan te vragen vooraleer je overgaat tot een aansluiting.

Zorg dat je op de hoogte bent van eventuele extra kosten zoals aansluitingskosten, abonnementskosten, maandelijkse vaste kosten, kaartbijdrage, enzovoort. Bij sommige aanbieders is een domiciliëring verplicht, maar dit is niet het geval bij iedere aanbieder.

Zelfstandigen dienen steeds zelf een tankkaart aan te vragen. Ben je werknemer in een bedrijf? Dan zal het bedrijf dit voor jou regelen en hoef je zelf niets te doen.

 

Wie kan een tankkaart gebruiken?

Niet iedereen kan zomaar een tankkaart gebruiken. Er zijn drie types situaties waarin dit wel mogelijk is.

 

Werknemers met bedrijfswagen

Dit is een vaak voorkomende combinatie. Vanuit de organisatie krijgen de werknemers zowel een tankkaart als bedrijfswagen ter beschikking.

 

Werknemers zonder bedrijfswagen

Als organisatie moet je er in dit geval wel voor zorgen dat je werknemers hun verplaatsingen telkens correct registreren. De belastingdienst maakt echter een onderscheid tussen beroeps- en privéverplaatsingen en woon-werkverkeer.

 

Zelfstandigen

Ook zelfstandigen in bijberoep, BV’s en vennootschappen kunnen gebruik maken van een tankkaart voor hunzelf en/of hun medewerkers.

 

De voordelen van een tankkaart als zelfstandige

Tanken met tankkaart of tanken zonder tankkaart? Twijfel je nog? We zetten de voordelen op een rijtje.

• Je betaalt steeds de laagste prijs.
• Bijna iedere tankkaart beheer je eenvoudig online.
• De pincode van je tankkaart pas je zelf aan, wanneer je maar wil.
• Nooit een weigering aan de pomp, want je betaalt al je tankbeurten pas achteraf.
• Je krijgt iedere maand ook een overzicht met al je gedane tankbeurten.
• Een maandelijkse afrekening zorgt voor een vlotte administratie.
• Gedaan met elk ticketje apart te verwerken. Dat werkt efficiënter en je hebt geen kans om je ticket te verliezen.
• Je tankbeurt staat onmiddellijk op de juiste nummerplaat. Zo verwerk je de btw optimaal. Niet iedere wagen kan evenveel btw recupereren.

 

Wat met voordelen alle aard van een tankkaart?

Krijgt een werknemer een bedrijfswagen mét tankkaart, dan wordt dit gezien als een extra voordeel. Dit heet het voordeel alle aard (VAA). De fiscus rekent deze extra mee als loon, waardoor de werknemer hier belasting op betaalt. Hoeveel dat juist is, hangt af van het type wagen, de CO₂-uitstoot en de waarde van de auto. Het is dus belangrijk dat je als werkgever dit meeneemt in je berekening, zodat er geen verrassingen zijn op de loonbrief.

 

De btw-aftrekbaarheid van een tankkaart

De btw op brandstofkosten is niet altijd volledig aftrekbaar. Dit hangt af van het gebruik en het type voertuig:

• 100% aftrekbaar: voor lichte vrachtwagens die enkel professioneel gebruikt worden.
• 75% aftrekbaar: voor personenwagens gebruikt in de onderneming.
• 50% aftrekbaar: bij gemengd gebruik (zowel privé als professioneel).

Een correcte verwerking in je administratie zorgt ervoor dat je nooit te veel of te weinig btw recupereert. Hulp of advies nodig? Neem contact op. Wij helpen je met veel kennis van zaken verder. Van administratie opzetten tot administratie ordenen en administratie uitbesteden, Addmodum is ouw geschikte partner.

De mogelijke nadelen van een tankkaart

• Bij een merkgebonden tankkaart, tank je enkel in het tankstation van die specifieke aanbieder.
• Een algemene tankkaart geeft vaak niet de kleine voordelen en extra kortingen die je bij een merkgebonden tankkaart wel krijgt.
• Het aanvragen van een tankkaart is niet altijd gratis. Soms is er een kleine bijdrage aan verbonden.

 

Hulp nodig bij het aanvragen en beheren van je tankkaart?

We helpen je hier bij Addmodum graag mee verder. Contacteer ons gerust. Dan bespreken we samen de mogelijkheden.

Op zoek naar uitgebreide administratieve ondersteuning? Nood aan begeleiding bij je algemene administratie, financiële administratie of HR administratie? Ook daarvoor kan je terecht bij Addmodum. Start je een nieuwe zaak of neem je personeel aan? Laat je bijstaan met strategisch advies van onze specialisten. Wij helpen je met veel plezier verder: van Peppol facturen tot alle soorten arbeidsovereenkomsten, wij hebben de juiste kennis in huis.