Welke documenten heeft je boekhouder nodig?
Handige checklist voor ondernemers
Of je nu een zelfstandige bent met een eenmanszaak, een kmo runt of net gestart bent met ondernemen. Een correcte boekhouding is cruciaal voor het succes van je organisatie.
Vertrouw op je boekhouder voor het beheren van jouw financiële administratie. Dat lukt enkel wanneer jij hem de juiste documenten bezorgt. Het lijkt een hele klus. Maar dankzij ons handig overzicht vergeet jij geen essentiële stukken.
Toch nog vragen over jouw boekhouding en bijhorende documenten? Laat je bijstaan door de experten van Addmodum. Neem contact op met ons team, wij staan voor je klaar en ontzorgen jou bij je volledige administratie.
Bezorg deze essentiële documenten aan je boekhouder
Jouw boekhouder heeft een overzicht nodig van al je inkomsten en uitgaven. Op deze manier volgt hij al jouw financiële administratie op. Zorg voor een digitalisatie van je processen. Dit bespaart je kostbare tijd en voorkomt fouten. Bovendien bezorg je zo alle stukken ook sneller en efficiënter aan je boekhouder. Ontdek hieronder de lijst van cruciale documenten, attesten en formulieren.
1) Aankoopfacturen
Wanneer je als onderneming goederen of diensten aankoopt, krijg je hiervoor een factuur met daarop het bedrag dat je aan de leverancier moet betalen. Dit is de aankoopfactuur. Dit document omschrijft op welke datum je artikelen of diensten hebt gekocht met de bijhorende prijs. Hierop staat ook een betalingstermijn vermeld die aangeeft binnen hoeveel dagen je de factuur moet betalen.
2) Verkoopfacturen
Wanneer je als onderneming goederen of diensten verkoopt, stel je hiervoor een verkoopfactuur op. Dit is een bewijs van het bedrag dat de klant jou verschuldigd is. Een verkoopfactuur beschrijft het aantal artikelen of diensten dat jij hebt verkocht, inclusief stuk- en totaalprijs. Je vindt op dit factuur ook de betalingstermijn waarbinnen jouw klant het bedrag dient te betalen.
Moet je zelf een factuur of creditnota opstellen? Doe dit dan zo correct mogelijk. De Belastingdienst heeft namelijk bepaalde eisen waar een factuur aan moet voldoen. Geen idee hoe je hier aan begint? Lees onze handige gids over het opstellen van een factuur.
3) Bankafschriften
Een bankafschrift wordt ook wel rekeningafschrift of bankuittreksel genoemd. Dit afschrift geeft een overzicht van al je betalingen en afschrijven van een bepaalde periode. Deze kan je steeds aanvragen bij je eigen bank.
4) Visa-afschriften
Als onderneming ontvang je maandelijks de afschriften van je VISA. Hierop zie je alle betalingen en ontvangsten die je met je VISA-kaart hebt verricht. Een VISA-afschrift geeft concreet aan welke betalingen op welke periode en op welke kaart betrekking hebben.
Opgelet, het afschrift geeft geen informatie over het type kostenpost, de achterliggende aankoop of het toepasselijk btw-tarief. Die informatie vraagt jouw boekhouder mogelijk extra op.
5) Nieuwe contracten
Alle nieuwe contracten die je als onderneming aangaat, moeten doorgegeven worden aan je boekhouder. Zo kan hij deze vervolgens correct registreren en opnemen in je financiële administratie.
6) Btw-listing
De meeste ondernemingen zijn btw-plichtig. Dat betekent dat je elk jaar vóór 31 maart je zogeheten ‘btw-listing’ moet indienen bij de FOD Financiën (Federale Overheidsdienst voor Financiën). Wie dit niet doet, riskeert hoge boetes. Voorkom fouten, laat je bijstaan door je boekhouder voor het bezorgen van de juiste informatie en gegevens.
Wat is zo een btw-listing nu juist? Een btw-listing is een lijst met btw-nummers van je klanten aan wie je onderneming goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt tijdens het vorige kalenderjaar. Het gaat over goederen en diensten voor een totaalbedrag van meer dan 250 euro (excl. btw).
7) Fiscale attesten van leningen
Bij het ondertekenen van een hypothecaire lening ontvang je een eenmalig basisattest van je hypothecair krediet. Op dit attest vermeldt je kredietmaatschappij alle gegevens die aantonen dat de hypothecaire lening in aanmerking komt voor een fiscaal voordeel.
Fiscale attesten van leningen zijn dus attesten die bewijzen dat je krediet in principe aan alle voorwaarden voldoet om in aanmerking te komen voor een belastingvoordeel. Een fiscaal attest dient ook als betalingsattest. Je vindt er daarom ook het betaalde bedrag aan kapitaal en interesten op terug.
Voorkom veelvoorkomende fouten bij documentaanlevering aan je boekhouder
Met een overzichtelijke administratie vermijd je stress, fouten en onverwachte verrassingen. Bovendien kun je sneller schakelen tijdens een audit of belastingcontrole. Toch zijn er een aantal redenen waarom de samenwerking met een boekhouder niet altijd efficiënt verloopt.
- Onvolledige informatie: bezorg liever te veel documenten dan te weinig. Lever zelfs de kleinste bonnetjes af aan je boekhouder.
- Te laat aanleveren: voorkom laattijdige aangiftes en bezorg jouw administratie binnen afgesproken termijnen. Plan een herhalende afspraak in met je boekhouder.
- Geen digitale kopieën: papieren stukken kunnen verloren raken. Kies liever voor een digitaal platform waarin je alle essentiële documenten verzamelt.
Laat je bijstaan door Addmodum voor een overzicht in al je documenten
Heb je specifieke vragen, zoals welke documenten nodig zijn tijdens een audit? Of wil je weten hoe vaak je je administratie moet bijwerken? Bij sociaal bureau Addmodum krijg je altijd een expert aan je zijde. Samen zorgen we dat jouw administratie waterdicht is.
