8 Tips voor een vlotte administratie

Tip 1: begin op tijd

Aangezien het bijhouden van administratie voor iedere onderneming verplicht is, kan je het niet zomaar laten liggen. Hoe vroeger je ermee start, hoe meer tijd je er achteraf mee zal besparen. Onze allereerste tip is daarom ook: start tijdig. Zo vermijd je een complete chaos en kostbare fouten.

Tip 2: geef je administratie een vaste plaats

Om orde op zaken te houden, bewaar je je facturen, creditnota’s etc. best steeds op een vaste plaats. Zowel op papier als digitaal is het belangrijk om een bepaalde structuur te bepalen waar je steeds je documenten terug kan vinden.

Tip 3: plan vaste administratiemomenten in

Kost het jou veel energie om wekelijks je administratie bij te werken? Onthoud dan dat het loont op lange termijn. Door de hoeveelheid die je moet verwerken zo klein mogelijk te houden, vermijd je dat je fouten maakt. Je administratie bijwerken, doe je daarom best op vaste ingeplande momenten. Elk type administratie vereist zijn eigen termijn en werk. Dit kan gaan van wekelijkse opvolging, naar maandelijks opvolging, naar opvolging per kwartaal of per jaar.

Tip 4: bewaar je administratie digitaal

Maak gebruik van de huidige technologie en maak van facturen uploaden een gewoonte. Scan facturen in en sla ze op in de cloud. Zo raak je niets kwijt, bewaar je orde en kan je overal makkelijk bij. Orden al je documenten in verschillende mappen per categorie en per periode.

Per categorie.

Deel je administratie op in categorieën. Scheid boekhoudkundige documenten van papieren voor je sociaal secretariaat en maak ook daar een opsplitsing. Gebruik aparte mapjes, bijvoorbeeld voor inkomende en uitgaande facturen. Bij Addmodum werken we bij iedere klant met verschillende categorieën.

• Algemene info. Dit heeft alles te maken met de verschillende documenten die komen kijken bij de opstart van je onderneming, alle papieren met betrekking tot de notaris etc.
• Boekhouding.
• Rollend materieel. Onder rollend materieel bewaren we alle administratie die te maken hebben met wagens, verzekeringen, tankkaarten…
• Contracten.
• Marketing. Onder deze categorie bevindt zich alle administratie die te maken heeft met logo’s, beeldmateriaal etc.
• Allerlei. Hierin plaatsen we alle zaken die we niet in één van de vorige categorieën kwijt kunnen.

Klasseer dus alles per (sub)categorie. Zo behoud je een duidelijk overzicht in al je papierwerk.

Per periode.

Sorteer je administratie per periode. Dat is een goede optie voor wie niet al te veel papierwerk heeft. Ieder boekjaar bestaat uit verschillende periodes. Bij Addmodum werken we telkens per kwartaal of maandelijks. Het spreekt misschien voor zich dat wij aan een maandelijkse sortering de voorkeur geven. Door je administratie maandelijks te sorteren, maak je het jezelf een pak overzichtelijker en kan je efficiënter te werk gaan.

Tip 6: scheid je privé en zakelijke administratie

Open een aparte bankrekening voor je zakelijke inkomsten en uitgaven. Laat al je zakelijke inkomsten vervolgens op deze rekening uitbetalen. Ook voor afschrijvingen en uitgaven maak je er gebruik van.

Tip 7: weggooien of bijhouden? Zoek het juiste evenwicht

Je hoeft niet elk document bij te houden en ook de bewaardatum verschilt naargelang het soort document.

Belastingaangiftes

Een kopie van je belastingaangiftes houd je minstens 7 jaar bij (tot het einde van het 7de jaar dat volgt op de belastbare periode). Dat is nodig voor een eventuele controle op de personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw.

Bepaalde documenten kunnen dienen als bewijsstuk bij je aangifte. Ook van die documenten moet je minstens 7 jaar een kopie bewaren. Sommige zelfs langer (bv. loonfiches). Voorbeelden van deze documenten zijn:

• loonfiches en arbeidscontracten (loonadministratie)
• boekhouding (grootboek)
• facturen (debiteuren- en crediteurenadministratie)
• bankafschriften en -attesten
• voorraadadministratie
• in- en verkoopadministratie

Facturen

Facturen houd je best bij om te bewijzen

• Dat je een bepaald product of dienst hebt aangekocht en betaald
• Dat iemand je nog geld schuldig is

Volgens het algemeen principe geldt dat wanneer de verjaringstermijn van een factuur verstreken is, je het niet meer kan gebruiken om je gelijk te bewijzen. Toch raadt de Federale Overheidsdienst Economie aan je facturen ook gedurende 10 jaar bij te houden.

Niet iedere factuur heeft dezelfde bewaartermijn. Hieronder vind je een overzicht van de bij wet of gewoonten vastgelegde perioden:

1 maand

Kastickets van kleine bedragen

6 maanden

Restaurant- en hotelrekeningen.

1 jaar

Transportfacturen

2 jaar

Aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels. De wettelijke garantietermijn bedraagt namelijk minimaal 2 jaar.

Facturen en bewijs van betaling voor nutsvoorzieningen. Het gaat vooral over de facturen van gas, water, elektriciteit, telefoon en gsm, internet, teledistributie.

5 jaar

Bankdocumenten

Kwitanties van hypothecaire leningen of kredieten

Huur (contracten en betalingen)

10 jaar

Facturen voor onroerende goederen.

Andere documenten

• Venootschapsdocumenten zoals notulen en verslagen houd je 5 jaar bij.
• Sociale documenten houd je 5 jaar bij.
• Alle documenten en boeken die met de boekhouding te maken hebben, houd je 10 jaar bij. Interne boekhouddocumenten die niets met klanten te maken hebben, mag je al na 3 jaar vernietigen.

In het kort

Maak het jezelf niet te moeilijk en houd alles 10 jaar bij. Als ondernemer heb je waarschijnlijk niet de tijd om regelmatig door je archief te gaan en te kijken wat je al mag vernietigen en wat nog niet. Verzamel daarom alles overzichtelijk op één plek en laat het daar tien jaar liggen. Dan kom je later zeker niet in de problemen.

Opgelet: alle documenten en/of facturen die je digitaal ontvangt, ben je verplicht ook digitaal bij te houden. Enkel een papieren versie telt niet. De algemene regel is: houd je documenten bij hoe je ze ontvangen hebt.

Tip 8: laat je begeleiden door een administratief expert

Kies voor een slimme samenwerking en laat je begeleiden door een administratief medewerker. Bij Addmodum zijn we actief in verschillende disciplines en kunnen we je bijstaan waar nodig.