Wat is een creditnota?
Je klanten zien hem wellicht graag komen, zelf schrijf je hem met heel wat minder plezier uit. Een creditnota, correctiefactuur of kredietnota lijkt op een factuur, maar is in wezen het tegengestelde. Je verleent er je klant namelijk een verlaging of zelfs kwijtschelding van het bedrag van een eerdere factuur mee. In die zin is het een soort lapmiddel om een eerder verstuurde verkoopfactuur te herstellen.
Hoe vermijd je het opmaken van creditnota’s? Waar dien je aan te denken wanneer het toch zo ver komt? En hoe zit dat met de btw op je oorspronkelijke factuur en op je nieuwe creditnota? We beantwoorden hieronder uitgebreid al je vragen. Is er toch nog iets onduidelijk na het lezen? Contacteer ons gerust, we helpen je met plezier en kennis van zaken verder.
Wanneer gebruik je een creditnota?
Vanaf het moment je een factuur verstuurd hebt en toegevoegd hebt aan je administratie, kan en mag je die niet meer wijzigen. Zelfs niet indien je klant hiermee akkoord zou gaan. Eventuele fouten los je daarom op door het versturen van een creditnota naar je klant. Dit zijn enkele veelvoorkomende fouten die je dus liever vermijdt:
- Een fout op de factuur, meestal in verband met het btw-bedrag, een schrijffout in een naam of een verkeerd rekeningnummer.
- Het leveren van de verkeerde goederen, of bestelde en betaalde goederen niet kunnen leveren.
- Een korting achteraf, bijvoorbeeld wegens vervroegde betaling.
- Het vergeten vermelden van een volumekorting.
Het kan ook zijn dat de klant een deel van of zelfs al zijn producten retourneert. Ook dan ben je verplicht een creditnota op te stellen.
Hoe ziet een creditnota eruit?
Wat de wetgeving en de fiscus betreft, vallen facturen en creditnota’s onder hetzelfde hoofdje. Het grootste verschil: op een factuur staat een te betalen bedrag, op een creditnota een negatief bedrag. Verder voldoet de opmaak van een creditnota aan dezelfde vereisten als de opmaak van een factuur. Je bent dus verplicht om volgende zaken te vermelden:
- Het woord ‘creditnota’
- Een uniek volgnummer
- De datum van de creditnota en de datum van levering
- De naam en het adres van jezelf en van je klant
- Je btw-nummer en je KVK-nummer
- Een beschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten
- Het aantal geleverde goederen of verstrekte diensten
- Het totaalbedrag exclusief btw
- Het verschuldigde btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Een correctiefactuur krijgt een uniek nummer dat past in de oplopende nummering van jouw facturatie administratie. Net zoals een gewone factuur heeft een creditnota een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
Praktische gevolgen van een creditnota
Het belangrijkste aan de kredietnota is het negatieve bedrag onderaan. Er zijn verschillende manieren om dit recht te zetten:
- Heeft je klant nog niet betaald, dan trekt hij het af van het factuurbedrag dat hij je nog verschuldigd is.
- Heeft je klant al wel betaald, dan dien je zelf het negatieve bedrag terug te betalen.
- Het is ook mogelijk om samen af te spreken dat je het bedrag op de creditnota als tegoed verrekent op de volgende factuur – zorg dan wel dat dit op papier staat.
Creditnota en btw-aangifte
Het systeem van creditfacturen bestaat precies zodat de btw-aangifte transparant blijft. Een creditnota stel je steeds pas op na een factuur en hoort onlosmakelijk bij die factuur. Vallen de factuur en de creditnota in dezelfde maand of hetzelfde kwartaal als je btw-aangifte? Dan verrekenen we ze automatisch met elkaar. Valt de creditnota in een latere maand of een later kwartaal, dan betaal je eerst de volledige btw-aangifte voor de factuur, waarna je die deels recupereert via de kredietfactuur.
Addmodum, jouw expert in creditnota’s
Creditnota’s opstellen is geen fijn werkje. Addmodum helpt je valkuilen en vergetelheden te vermijden. Is het toch nodig om een kredietfactuur op te stellen, dan zorgen we ervoor dat die perfect beantwoordt aan alle wettelijke vereisten. Dat gebeurt snel en efficiënt dankzij onze digitale tools, zoals Exact Online. Door je administratie uit te besteden heb jij meer tijd voor je core business en volg je toch alles van nabij op. Contacteer ons voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek waarin we jouw situatie samen bekijken.
