Facturen maken zonder zorgen

Wat is een factuur?

Een verkoopfactuur is een document waarop een overzicht staat van diensten of goederen die jij geleverd hebt als verkoper. Daartegenover staat het bedrag dat jouw klant hiervoor moet betalen. Werk je voor btw-plichtigen, bijvoorbeeld bedrijven, zelfstandigen of overheidsinstellingen? Dan is het jouw plicht als verkoper om een verkoopfactuur op te stellen.

Voor privépersonen hoeft een factuur niet altijd – je krijgt er bijvoorbeeld zelf ook geen mee wanneer je een brood koopt bij je bakker. Er bestaan wel uitzonderingen op de regel, zoals de verkoop en herstellingen van auto’s, diensten rond verhuizingen en werken aan gebouwen. In die gevallen ben je als ondernemer wel verplicht een factuur uit te schrijven.

Wat moet je vermelden op een factuur?

Leer je factuur opstellen met Addmodum

Om onduidelijkheden en boetes te vermijden, beantwoordt je factuur best helemaal aan de eisen van de belastingdienst. Op een geldige factuur staan volgende zaken vermeld:

• Het woord ‘factuur’
• De leverdatum, de factuurdatum en het factuurnummer (factuurnummers moeten elkaar ononderbroken opvolgen)
• Je bedrijfsnaam, je rechtsvorm als je een vennootschap hebt en je maatschappelijk adres
• De naam en het adres van je klant (en zijn btw-nummer indien hij dat heeft)
• Je btw-nummer, je KVK-nummer en je bankrekeningnummer
• Een beschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten
• De eenheidsprijs per uur, per stuk, per meter…
• Het aantal geleverde goederen of verstrekte diensten
• Het totaalbedrag exclusief btw
• Het correcte btw-tarief (0%, 6%, 12% of 21%) en het verschuldigde btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw

De belangrijkste tip voor het opstellen van je factuur: zorg ervoor dat je klant onmiddellijk ziet waarover het gaat. Vermeld duidelijk de naam en het logo van je onderneming, de geleverde goederen en/of diensten, het te betalen bedrag en je rekeningnummer. Hoe duidelijker de opbouw van je factuur, hoe eenvoudiger het voor de klant wordt om ermee aan de slag te gaan en hoe groter de kans dat jij je geld (snel) ziet.

Eenvoudige factuur

Is je factuurbedrag minder dan 100 euro inclusief btw? Dan mag je gebruikmaken van een ‘eenvoudige’ factuur. Daarvoor zijn volgende gegevens voldoende:

• De datum van uitreiking
• Je naam en adres
• Een beschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten
• Het aantal geleverde goederen of verstrekte diensten
• Het totale btw-bedrag

Bijzondere vermeldingen

Naast de verplichte gegevens dien je mogelijk bijzondere vermeldingen mee te geven op je factuur. Denk bijvoorbeeld aan volgende zaken:

• ‘btw verlegd’ wanneer de btw niet betaald dient te worden door de klant
• ‘factuur uitgereikt door afnemer’, wanneer je aan jezelf factureert
• ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel…’, bijvoorbeeld wanneer je onder de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt
• wettelijk verplichte bijzondere vermeldingen, voor onder meer reisbureaus en de verkoop van kunstvoorwerpen, motorvoertuigen en gebruikte goederen

De Addmodum factuurtemplate

Zie je door de bomen het bos niet meer? Maak gebruik van ons template voor het opstellen van een factuur. Pas hem aan jouw onderneming aan en wees voortaan gerust dat je facturen helemaal beantwoorden aan alle vereisten.

Wanneer verstuur je een factuur?

De algemene regel: verstuur je factuur zo snel mogelijk nadat je je goederen of diensten hebt geleverd. Des te sneller heb je je centen. Bundel je liever het verzenden van je facturen? Doe dat dan ten laatste op de 15de dag van de maand volgend op je levering.

Denk eraan dat je de btw die je je klanten aanrekent, dient aan te geven en door te storten. Wacht je te lang met het versturen van je facturen, dan moet je de btw uit eigen zak voorschieten om boetes en intresten te vermijden.

Zelfstandigen en ondernemers hebben vanaf de datum van ontvangst wettelijk 30 dagen de tijd om je factuur te betalen. Een andere termijn afspreken is mogelijk, maar zet die dan wel duidelijk op papier, zodat er geen misverstanden rond ontstaan.

Particulieren dienen hun facturen binnen een ‘redelijke termijn’ te betalen. In de praktijk is dat één week tot maximum één maand. Ook hier: leg je redelijke betalingstermijn zwart op wit vast in je algemene voorwaarden, net zoals de schadelijke gevolgen van wanbetaling, zoals aanmaningskosten en nalatigheidsintresten.

Is de termijn verstreken en heb je nog niets ontvangen? Dan is het tijd om je klant aan de mouw te trekken, eerst met een vriendelijke herinnering, later met meer aandringen en desnoods met juridische stappen. Een tijdrovende en stresserende klus, dus besteed je rappelbeheer liever aan Addmodum uit.

Fout in je factuur?

Een van de verplichte gegevens vergeten te vermelden of foutief aangeven, leidt mogelijk tot een boete van de fiscus. Gebeurt het de eerste keer, dan krijg je afhankelijk van de situatie een waarschuwing of een financiële sanctie van 25 euro per factuur, met een minimum van 50 en een maximum van 500 euro. Het gaat dan vaak over kleine fouten, zoals een typefout in de naam van de ontvanger of een verkeerd bankrekeningnummer.

Factureer je een fout die een impact heeft op je belastingbedrag, dan betaal je 50 euro per foute factuur, met een maximum van 250 euro. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het factureren van een te laag bedrag, waardoor je te weinig belastingen betaalt.

Let op: hoe meer overtredingen je maakt, hoe hoger je boete wordt. Wanneer de belastingcontroleur na een tweede controle opnieuw fouten opmerkt, loopt de boete op, van minimum 125 euro per factuur tot maximum van 1.250 euro. Vanaf een derde overtreding betaal je zelfs 250 euro per factuur, met een maximum van 5.000 euro. Een andere mogelijke straf is een proportionele geldboete van maximaal 200% van de verschuldigde btw.

Heb je door een foute factuur te veel aangerekend? Dat compenseer je met een creditnota. Voeg daaraan een nieuwe, ditmaal correcte factuur toe.

Verschillende soorten facturen

Op deze pagina verwijzen met het woord ‘factuur’ naar de standaardfactuur, die verreweg het meest gebruikt wordt. Maar er bestaan nog verschillende soorten facturen, allemaal met hun specifieke eigenschappen en doeleinden.

• De commerciële factuur dient voor de douaneaangifte bij een verzending van goederen tussen landen.
• De periodieke factuur of tussentijdse factuur wordt vaak gebruikt bij langdurige projecten in de bouwsector.
• Een recurrente factuur wordt eveneens periodiek opgesteld, maar zien we meer in de verhuursector.
• Met een voorschotfactuur reken je een deel van het bedrag op voorhand aan.
• Een pro-formafactuur wordt opgemaakt na aanvaarding van de offerte maar voor het begin van het werk, bijvoorbeeld om vergunningen of verzekeringen te regelen.

De elektronische factuur, verplicht vanaf 2026

Op 20 februari 2024 verscheen in het Belgisch Staatsblad de “Wet tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft”. Vanaf 1 januari 2026 zijn Belgische btw-plichtigen onder elkaar verplicht om een gestructureerde elektronische factuur te gebruiken.

De nieuwe Belgische wet beschouwt een factuur pas geldig wanneer alle verplichte factuurgegevens aanwezig zijn en het document in elektronische vorm uitgereikt en ontvangen wordt. Gedaan dus met Word-documenten of Excel-sheets door te sturen. Facturen in pdf-formaat zijn wel wettelijk, hoewel de overheid zelf enkel nog XML’s aanvaardt die voldoen aan de Peppol-standaard én aangeleverd worden via het Peppol-netwerk.

Addmodum, jouw expert voor facturen

Hulp nodig bij het opstellen van je verkoopfacturen of het verwerken van je aankoopfacturen? Je facturatie administratie uitbesteden aan Addmodum levert heel wat voordelen op. Wij zorgen ervoor dat jij met alles in orde bent, jij focust je weer helemaal op je core business. Dankzij onze digitale tools zoals Exact Online blijf je steeds op de hoogte van je facturatie. Contacteer ons om samen jouw situatie te overlopen, je administratie uit te besteden en weer te genieten van een vrije zondag.