Houd je kilometer administratie op orde en bespaar geld uit op lange termijn
Als zelfstandige is het altijd nuttig om je kilometers bij te houden. Ongeacht of je rijdt met een privéauto of eentje van de zaak. Onze administratieve medewerkers krijgen vaak de vraag van klanten hoe ze hun kilometer administratie het best bijhouden. Graag delen we onze expertise en ervaring op het vlak van kilometer administratie met jou.
Wat is een kilometer administratie?
In je kilometer administratie registreer je al je gereden ritten en kilometers. Naargelang de aard van je activiteit, dien je een uitgebreide of vereenvoudigde kilometer administratie bij te houden.
Wanneer moet je een kilometer administratie bijhouden?
Als zelfstandige kan je ervoor kiezen om je kilometers bij te houden, zodat je dit kan inbrengen als kost. Daarnaast kan het ook een manier zijn om als werkgever inzicht te krijgen in het aantal zakelijke kilometers die je werknemers dagelijks afleggen.
Zakelijke kilometers bijhouden in privéauto
Als zelfstandige beschik je misschien wel over een privéauto waar je geregeld zakelijke kilometers mee rijdt. Dan is het voordeliger om je kilometers te registreren. Op die manier kan je je gereden kilometers doorbelasten aan je eigen onderneming.
Als zelfstandige mag je alle kosten die je maakt voor het genereren van omzet inbrengen als kost. Dus ook de kilometers die je moet rijden naar klanten of leveranciers.
Als je niet beschikt over een zakelijke auto, dan kan je alleen je kilometers inbrengen als extra kost. Voor een auto op de zaak hoef je geen kilometers te registreren.
Is een kilometer administratie verplicht?
Afhankelijk van welke regeling je hanteert, is een kilometer administratie verplicht. De regelingen waarbij een kilometerregistratie verplicht is, zetten we met plezier even op een rijtje voor jou.
- Als je zakelijke kilometers rijdt met je privéauto is het verplicht om die kilometers bij te houden als je ze wilt doorbelasten aan je onderneming.
- Als je meer dan 500 kilometer rijdt op een jaar voor privédoeleinden.
- Als je je auto van de zaak ook gebruikt voor privédoeleinden, betaal je een vast bedrag van 2,7% van de cataloguswaarde. Als je dit bedrag wilt verminderen door aan te tonen dat je minder privékilometers aflegt, is een goede kilometer administratie noodzakelijk.
Wat moet je bijhouden voor je kilometer administratie?
Er zijn een aantal elementen die je dient bij te houden voor je kilometer administratie. Deze zetten we dan ook graag even op een op rijtje voor jou:
- Begin- en eindstand van je kilometerteller.
- Adres van waaruit je vertrokken bent.
- Was het een zakelijke rit of was het voor privédoeleinden?
- Foto van de afgelegde route indien je bent moeten omrijden omwille van wegenwerken of andere externe factoren.
- Datum van je rit.
Je kan ervoor kiezen om dit allemaal handmatig bij te houden. Gelukkig leven we in de 21ste eeuw en bestaat hier ondertussen systemen voor om je kilometers mee te registreren.
Waarom je kilometer administratie uitbesteden?
Je ziet dat een kilometer administratie een gedetailleerde karwei is. Je moet je hoofd er dus goed bijhouden wanneer je zakelijke kilometers aflegt. Dit wil je als zelfstandige of zaakvoerder niet nog boven op je dagelijkse activiteiten krijgen.
Vandaar dat het samenwerken met een administratief medewerker aanvoelt als een verademing. Je kan jezelf optimaal focussen op het uitvoeren van je kerntaken. En tegelijkertijd slaap je op beide oren wetende dat er iemand zorgt voor een goede kilometer administratie.
