Zorg voor een administratie die meegroeit met je webshop
Als je de trotse eigenaar bent van een webwinkel, loopt het aantal maandelijkse facturen al snel op. Dan is het belangrijk om te beschikken over een goede administratieve structuur, zodat je tijdig je facturen uitstuurt en opvolgt.
Zorg voor een overzichtelijke administratie. Anders betaal je jezelf blauw aan een externe partij om al je nalatigheid op te kuisen. Daarom raden we je ook aan om vanaf het begin samen te werken met een administratief medewerker.
Waar moet je webwinkel administratie aan voldoen?
Je webshop draait om het uitsturen en ontvangen van facturen. Elke bestelling staat gelijk aan een factuur die betaald moet worden. Zowel de bestellingen van je klanten als de bestellingen die jezelf plaatst bij leveranciers moeten administratief verwerkt worden.
Daarbovenop moet je ook nog een keer je administratie 7 jaar bewaren. Op 7 jaar tijd verzamel je heel wat facturen. We spreken dan ook uit ervaring als we zeggen dat een overzichtelijke administratie van cruciaal belang is.
Administratieve hordes voor webwinkels
Je webwinkel staat garant voor een constant verloop van geld met betrekking tot je inkomsten en uitgaven. Hier komt dus logischerwijze heel wat administratie bij kijken. Zeker op boekhoudkundig vlak.
Btw-aangifte
Op elke factuur die je ontvangt en uitstuurt betaal je btw. Om al die btw te verwerken is het belangrijk om je administratie wekelijks bij te houden. Anders geraak je als webshop eigenaar bedolven onder het papierwerk op het einde van het kwartaal. Het is op zo’n momenten dat je de prijs betaalt voor het uitstellen van je webshop administratie.
En dan hebben we het niet alleen over de tijd die je verliest, maar ook het geld. Een onoverzichtelijke administratie levert je een hogere factuur op van je boekhouder, aangezien hij/zij de persoon is dat alles moet uitpluizen.
Daarnaast loop je meer risico op het indienen van een foutieve btw-aangifte. Iets waar fikse boetes opstaan.
Omzetbelasting
Dankzij de opkomst van e-commerce is het mogelijk om producten te kopen in eender welk land over heel de wereld. Maar om de Europese markt te beschermen heeft de Europese Unie soepelere btw regels in het leven geroepen. Dit met als doel om de e-commerce binnen de grenzen van de EU vlotter te laten verlopen. Die regels zijn van start gegaan op 1 juli 2021.
Die nieuwe regels houden in dat de omzetdrempels per EU-land gelijkgetrokken worden. Het gaat nu dus om een universele regel waar ieder EU-land zich aan dient te houden. Die omzetdrempel staat nu op 10.000 euro.
Vroegere wetgeving
Voor deze nieuwe regelgeving had elk land zijn aparte omzetdrempels. Voor België bedroeg die omzetdrempel bijvoorbeeld 35.000 euro. Overschreed een webwinkel uit een ander land van de Europese Unie deze drempel? Dan werd het btw percentage dat in België van toepassing was aangerekend.
Met andere woorden, als een Duitse webshop voor meer dan 35.000 euro verkocht aan particulieren in België, dan betaalde die niet meer het btw percentage dat geldt in Duitsland, maar in België.
Omwille van de nieuwe omzetdrempel moeten veel meer webshops een btw-aangifte doen. Niet alleen in eigen land, maar ook in landen waar ze verkopen. Dit brengt natuurlijk meer administratie met zich mee. Hierdoor zie je als zaakvoerder snel de bomen niet meer door het bos.
Vandaar dat we je ook aanraden om in zee te gaan met een administratiekantoor. Zij beschikken over de nodige kennis en expertise om je administratie op orde te krijgen en te houden.
Herroepingsrecht van je klanten
Retourzendingen moeten opgenomen worden in de administratie van je webwinkel. Ook dit maakt het uitbaten van een webshop er niet eenvoudiger op.
Eerst en vooral ben je verplicht om klanten te informeren over hun recht op het terugzenden van een pakketje. Dit moet opgenomen worden in je algemene voorwaarden en orderbevestiging. Ook dit is iets waar een administratief medewerker over waakt.
Als je dit niet correct communiceert naar je klant, heeft deze het recht op een retourtermijn van 12 maanden. Wat nefast is voor je onderneming.
Daarnaast moet je klant altijd een herroepingsformulier kunnen downloaden van je website voor het terugzenden van zijn / haar pakketje.
Tot slot weegt een retourzending extra door op je administratie. Heeft een klant al betaald wanneer hij / zij een pakketje terugstuurt? Dan moet de factuur gecrediteerd worden.
We hoeven je waarschijnlijk niet te vertellen dat een overzichtelijke administratie noodzakelijk is zeker.
Waarom de administratie van je webwinkel uit handen geven?
De administratie van je webshop kan heel snel uit zijn voegen barsten. Wanneer je net start, hoef je misschien nog niet al te veel facturen op te stellen. Maar een webshop kan op korte termijn erg snel groeien.
Wanneer je op dat moment komt, is het te laat om structuur aan te brengen in je administratie. Zorg vanaf minuut één voor een webwinkel administratie die mee kan groeien met je webshop.
Heb je hier graag hulp bij? Contacteer ons
