Je administratie digitaliseren

Nog niet zo lang geleden werd de archiefruimte (zolder, kelder …) jaarlijks volgestouwd met een nieuwe lading verplicht te bewaren paperassen. Dankzij de digitalisering is dat verleden tijd. Via de cloud raadpleeg jij facturen en documenten vanop afstand, waar je wil en wanneer je wil.

 

Wat is een digitale administratie?

Bij een digitale administratie bewaar je niets fysiek, maar verwerk je al je documenten digitaal. Dit kan je doen op twee manieren:

 

  • Op je computer in digitale mappen en bestanden.
  • Door middel van speciale boekhoudsoftware.

 

Beide opties hebben grote voordelen ten opzichte van een papieren administratie.

 

Waarom je administratie digitaliseren?

Het is een vraag die velen zich stellen: waarom zou ik mijn administratie digitaliseren? Het antwoord daarop is simpel en de voordelen zijn talrijk. Met een papieren administratie is niets mis, het vraagt alleen een pak meer tijd. Wie graag efficiënt te werk wil gaan en een gestructureerd overzicht bewaard, schakelt best over naar een digitale administratie.

 

De voordelen van een digitale administratie

  • Het bespaart je een hoop tijd. Papier per papier sorteren in de juiste map is niet meer nodig. In slechts enkele klikken staat je administratie terug op orde.
  • Je maakt minder snel fouten. De computer doet het werk voor jou en dit zorgt voor een pak minder schoonheidsfoutjes die je offline wel eens over het hoofd zou zien.
  • Het bespaart je een hele hoop ruimte. Je hebt geen 20 mappen en 3 kasten meer nodig. De cloud bewaart al je gegevens eenvoudig op elke computer.
  • Je kan je boekhouding altijd en overal raadplegen. Het enige wat je nodig hebt is je computer en die neem je vlot overal mee naartoe.
  • Met een digitale boekhouding raak je documenten niet meer kwijt. Digitaal is het overzicht een pak beter. Ieder document staat in slechts enkele muisklikken verwijderd.
  • Je kan je digitale administratie eenvoudig koppelen aan je ERP- of boekhoudsysteem. Zo automatiseer je je administratie en bespaart het je nog meer tijd.

 

Hoe begin je aan een digitale administratie?

In slechts 3 stappen tover je je administratie om tot een volledig digitaal proces. Het is niet moeilijk en eens het op punt staat, bespaart het je achteraf een hele hoop werk.

 

Stap 1: maak gedeelde mappen in de cloud.

Dit zorgt ervoor dat iedereen eender waar aan je boekhouding kan. Dit zal het werk wellicht een stuk efficiënter laten verlopen.

 

Stap 2: zorg voor een overzichtelijke mappenstructuur.

Enkel dankzij een gestructureerde aanpak weet je waar je alles terugvindt. Ook het verwerken van je administratie zal hierdoor een pak vlotter gaan. Tips voor een goede mappenstructuur?

 

Stap 3: breng klanten en leveranciers op de hoogte dat je geen papier meer wil.

Het is belangrijk dat al je documenten en facturen enkel nog digitaal binnenkomen. Dit bespaart je bergen aan papierwerk. Om het overzicht te bewaren verzamel je dus best ieder papier digitaal en niets meer op papier.

 

Laat je bijstaan door een administratief expert

In het verwerken van je digitale administratie kruipt ook best veel tijd. Niet iedereen vindt dat even boeiend om te doen. Vooral de kostbare tijd die je aan je administratie besteedt, is niet meer beschikbaar voor andere taken of opdrachten.

Als externe administratieve medewerker verwerken wij bij Addmodum deze tijdrovende taken voor jou. We optimaliseren het administratieve proces binnen je organisatie. Ook creëren we duidelijke structuren en workflows die de basis vormen voor het succes van je bedrijf.

 

×

Hoe kunnen we jou ontzorgen?

× Hoe kunnen we jou ontzorgen?