Administratie digitaliseren
Door je administratie te digitaliseren hoef je niet langer je archiefruimte (zolder, kelder …) jaarlijks vol te stouwen met een nieuwe lading verplicht te bewaren paperassen. Dankzij de digitalisering is dat verleden tijd. Via de cloud raadpleeg jij facturen en documenten vanop afstand, waar je wil en wanneer je wil.
Ben jij van plan om je administratie te digitaliseren? Dan ben je op de juiste plaats. Administratie specialist Addmodum neemt je graag mee door de belangrijkste stappen van dit proces.
Samen je administratie digitaliseren?
Dagelijks helpen we bedrijven en KMO’s over te schakelen van hun papier molen naar een digitale administratie.
We zetten processen op, integreren tools en verwerken de nodige elementen in je administratie.
Ieder bedrijf heeft een eigen manier van werken. Die manier van werken digitaliseren we volledig.
info@addmodum.be
03 375 60 30
Wat is een digitale administratie?
Bij een digitale administratie bewaar je niets fysiek, maar verwerk je al je documenten digitaal. Dit kan je doen op twee manieren:
- Op je computer in digitale mappen en bestanden.
- Door middel van speciale boekhoudsoftware.
Beide opties hebben grote voordelen ten opzichte van een papieren administratie.
Waarom je administratie digitaliseren?
Het is een vraag die velen zich stellen: waarom zou ik mijn administratie digitaliseren? Het antwoord daarop is simpel en de voordelen zijn talrijk. Met een papieren administratie is niets mis, het vraagt alleen een pak meer tijd. Wie graag efficiënt te werk wil gaan en een gestructureerd overzicht bewaard, schakelt best over naar een digitale administratie.
Veel bedrijven maakte reeds de overstap naar digitale administratie. De kans is dan ook groot dat je zaken zoals facturen en contracten digitaal ontvangt. Door zelf ook over te schakelen, verminder je het aantal stappen in je administratie proces aanzienlijk.
De voordelen van een digitale administratie
Denk je er aan om over te schakelen op digitale administratie? Dat is een slimme zet. Want je administratie digitaliseren brengt een hoop voordelen met zich mee.
Bespaar tijd
Je administratie digitaliseren bespaart je een hoop tijd. Je hoeft niet langer papier per papier te sorteren in de juiste map. In slechts enkele klikken staat je administratie terug op orde.
Vermijd fouten
Door je administratie te digitaliseren maak je minder snel fouten. Je computer doet het werk voor jou. Dit zorgt voor een pak minder schoonheidsfoutjes die je offline wel eens over het hoofd zou zien.
Bespaar ruimte
Schakel je over op een gedigitaliseerde administratie? Dan bespaar je een hele hoop ruimte. Je hebt geen 20 mappen en 3 kasten meer nodig. Omdat al je gegevens in de cloud bewaard worden, heb je enkel je computer nodig.
Raadpleeg je gegevens altijd en overal
Neem jij je computer overal mee naartoe? Dan raadpleeg je je boekhouding altijd en overal dankzij digitale administratie. Je hoeft dus niet langer naar je archiefruimte te gaan voor dat ene document, met digitale administratie heb je het in no-time bij de hand.
Vermijd de kans op verlies
Archiefruimtes zitten vaak na verloop van tijd overvol. Hierdoor gaan belangrijke documenten makkelijk verloren. Door over te schakelen op een digitale boekhouding, raak je geen enkel document meer kwijt. Je hebt een duidelijker overzicht en ieder document staat in slechts enkele klikken verwijderd.
Eenvoudige koppeling met je ERP- of boekhoudsysteem
Wil je je volledige administratie digitaliseren? Je kan je digitale administratie eenvoudig koppelen aan je ERP- of boekhoudsysteem. Zo automatiseer je je administratie en bespaar je nog meer tijd.
Ecologisch verantwoord
Door in te zetten op een digitale administratie, verminder je eerst en vooral je papierberg. Alles wordt digitaal verzonden, er zal dus ook geen derde partij zoals een leveringsdienst aan te pas komen. Zo verminder je de ecologische voetafdruk van je bedrijf.
Hoe begin je aan een digitale administratie?
In slechts 3 stappen tover je je administratie om tot een volledig digitaal proces. Je administratie digitaliseren is niet moeilijk en eens het op punt staat, bespaart het je achteraf een hele hoop werk.
Stap 1: maak gedeelde mappen in de cloud.
Dit zorgt ervoor dat iedereen eender waar aan je boekhouding kan. Dit zal het werk wellicht een stuk efficiënter laten verlopen.
Stap 2: zorg voor een overzichtelijke mappenstructuur.
Enkel dankzij een gestructureerde aanpak weet je waar je alles terugvindt. Ook het verwerken van je administratie zal hierdoor een pak vlotter gaan. Tips voor een goede mappenstructuur?
Stap 3: breng klanten en leveranciers op de hoogte dat je geen papier meer wil.
Het is belangrijk dat al je documenten en facturen enkel nog digitaal binnenkomen. Dit bespaart je bergen aan papierwerk. Om het overzicht te bewaren verzamel je dus best ieder papier digitaal en niets meer op papier.
Wie kan je ondersteunen bij het digitaliseren van je administratie
Er zijn verschillende opties voor ondersteuning bij het digitaliseren van je administratie. Onze gouden tip? Kies iemand waar je je goed bij voelt en die de nodige ervaring en skills heeft om jou verder te helpen.
Tips om je administratie te digitaliseren
- Kies voor een online administratie software dat aansluit bij de noden van je bedrijf
- Start zo snel mogelijk met het digitaliseren van je administratie
- Volg je digitale administratie consistent op
- Maak mappen per boekjaar, zo behoud je een overzicht tot wanneer je welke documenten dient te bewaren
- Installeer een anti-virus op je computers, zo ben je zeker dat je informatie veilig is
