Mappenstructuur voor je administratie

Bepaal de beste structuur voor je administratie

Om de bomen door het bos te blijven zien, is een overzichtelijk en gestructureerd mappensysteem noodzakelijk. Zowel op papier als digitaal. Werk daarom met een ordeningssysteem dat voor je hele organisatie werkt. Denk hier goed over na. Hoe ordelijker je te werk gaat, hoe vlotter je achteraf iets terug kan vinden. Eenmaal je je ordeningssysteem hebt bepaald, is het belangrijk dat je dit consequent onderhoudt en aanvult.

Algemeen zijn er twee belangrijke principes waar je rekening mee moet houden bij het opstellen van een duidelijke mappenstructuur.

  • Orden categorie per categorie in een logische volgorde. Maak hier telkens een hoofdmap voor. Thema’s van deze hoofdmappen kunnen zijn: personeel, klanten, sales, marketing… Ieder hoofdthema krijgt vervolgens submappen. In iedere submap vind je vervolgens de bijhorende documenten.
  • Wees steeds consistent in deze volgorde: hoofdmap à submap à Zorg er dus niet voor dat je in de hoofdmap zowel submappen als documenten vindt. Dit werkt een pak minder overzichtelijk.

 

Enkele aandachtspunten op een rij

Ben je nog op zoek naar een duidelijke mappenstructuur? Houd dan rekening met volgende aandachtspunten.

  • Probeer alles zo specifiek mogelijk te ordenen en vermijd mappen met de titel ‘varia’. Deze zijn niet transparant en kunnen in principe alles bevatten. Uit de titel van een indelingsniveau moet je meteen kunnen afleiden welke stukken je eronder kan terugvinden.
  • Hoe vroeger je eraan begint, hoe beter. Als je wacht tot de dossiers zich opstapelen in de kantoren of op de server en in de cloud, wordt het karwei alleen maar groter.
  • Las regelmatig een opruimmoment in om alle analoge en digitale documenten op te ruimen die doorheen de week op je bureau(blad) zijn blijven slingeren. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je nog terugvallen op je geheugen. Plaats de documenten op een logische manier in de uitgewerkte structuur.

 

Online mappenstructuur

Werken in een digitale omgeving zonder mappen is onbegonnen werk. Zorg voor een online mappenstructuur die werkt. Je administratie digitaal organiseren doe je aan de hand van een eenvoudig stappenplan:

  1. Denk na hoe je eenvoudig je documenten kan terugvinden.
  2. Bepaal op basis van je huidige mappen en documenten je hoofdmappen.
  3. Maak hoofdmappen aan en een tijdelijke map.
  4. Maak binnen elke hoofdmap submappen aan.
  5. Zet al je bestaande documenten in de juiste submap.
  6. Bedenk een structuur voor de namen van je mappen en bestanden.

 

Houd je mappen up-to-date

Natuurlijk is het belangrijk dat je deze structuur effectief bijhoudt en opvolgt. Probeer daarom ook zoveel mogelijk direct te handelen. Plan wekelijks een moment in om je administratie op orde te zetten. Zet bij elk moment dan meteen de juiste documenten in de juiste map.

 

Papieren mappenstructuur

De ideale papieren mappenstructuur komt overeen met de online mappenstructuur, alleen zit hij in mappen in plaats van in de cloud. Hoe orden je deze nu het best? Wij zetten het op een rijtje:

  1. Verzamel al je papieren documenten en facturen.
  2. Groepeer deze papieren per categorie.
  3. Beslis welke papieren je moet bijhouden en welke je mag weggooien.
  4. Zorgt voor een duidelijke structuur: geef iedere hoofdcategorie een map. Werk met een inhoudsopgave en sorteerbladen.
  5. Actualiseer je mappen ieder jaar.

Dagelijks ontvang je nieuwe post. Steek deze telkens zo snel mogelijk in de juiste map. Hoe sneller je het doet, hoe minder je het je later zal beklagen.

 

Bij Addmodum werken we digitaal

Alles wat bij ons gebeurt, doen we digitaal. Hiervoor gebruiken we hoofdzakelijk Exact Online. Dit programma is praktisch in gebruik en geeft je de ruimte om de verschillende administratieve processen in je organisatie te automatiseren. Denk aan inkomende en uitgaande facturen, betalingen en rappelbeheer. Via de cloud raadpleeg jij facturen en documenten vanop afstand, waar je wil en wanneer je wil.

We kennen verschillende kmo’s die degelijke structuren hadden opgesteld voor hun administratie. Toch kroop er te veel tijd in de opvolging ervan, kostbare tijd die ze eigenlijk nodig hadden voor hun core business. Door hun administratie uit handen te geven, kunnen ze zich opnieuw focussen op hun kerntaken.

Herken jij je hierin? Steek jij ook te veel tijd in je administratie? We ontzorgen je met veel plezier van het uitvoerende werk. Dat kan al vanaf 4 uur per week, een halve dag die jij uitspaart en kan besteden aan je kerntaken.

Laat je bijstaan door een administratief expert

In het verwerken van je digitale administratie kruipt ook best veel tijd. Niet iedereen vindt dat even boeiend om te doen. Vooral de kostbare tijd die je aan je administratie besteedt, is niet meer beschikbaar voor andere taken of opdrachten.

Als externe administratieve medewerker verwerken wij bij Addmodum deze tijdrovende taken voor jou. We optimaliseren het administratieve proces binnen je organisatie. Ook creëren we duidelijke structuren en workflows die de basis vormen voor het succes van je bedrijf.

×

Hoe kunnen we jou ontzorgen?

× Hoe kunnen we jou ontzorgen?