Je eerste werknemer: 7 zaken om zeker aan te denken
Het is zover! Je bent gestart als zelfstandige, de aanvragen stromen binnen en je agenda puilt uit. Tijd om je eerste medewerker aan te nemen. Maar wat gaat dat kosten? Welke verplichtingen heb je als werkgever? En zijn er misschien alternatieven? We schotelen je 7 zaken voor waar je zeker aan moet denken:
Je eerste werknemer aanwerven is een uitdagende reis in het onbekende. Met Addmodum heb je een ervaren gids aan je zijde. We bereiden je voor, bezorgen je de juiste uitrusting en stippelen samen de beste route uit. Zit je na het lezen van dit artikel nog met vragen? Contacteer ons gerust, samen bereiken we jouw doelen.
Alternatieven voor je eerste werknemer aanwerven
Je eerste medewerker aan boord halen is een grote stap. Overweeg daarom volgende tussenstappen:
- Voor jobstudenten betaal je lagere sociale bijdragen en een lager uurloon. Hou er wel rekening mee dat ze maximum 600 uren per jaar mogen werken, anders verhogen de bijdragen voor sociale zekerheid toch nog.
- Uitzendkrachten zijn in dienst van een uitzendbureau, waardoor ze flexibelere mogelijkheden met minder administratief werk bieden.
- Flexi-jobbers moeten beantwoorden aan een aantal voorwaarden, maar je betaalt als werkgever wel minder dan een derde van de gebruikelijke sociale bijdragen. Het moet wel toegestaan zijn in het paritair comité waaronder je werkt.
Neem je toch de stap om je eerste medewerker in dienst te nemen? Denk dan zeker aan volgende zaken.
RSZ en KBO
Je eerste stap als toekomstig werkgever is je nieuw statuut aanmelden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Dat doe je via WIDE, de online dienst voor werkgeversidentificatie. Zo ontvang je je identificatienummer, dat je gebruikt voor alle toekomstige communicatie.
Het is ook de RSZ die jouw bijdragen voor de sociale zekerheid int en beheert. Die bijdragen omvatten zowel jouw werkgeversbijdragen als de werknemersbijdragen die je bij elke loonbetaling inhoudt. De RSZ gebruikt die voor de uitbetalingen van pensioenen, werkloosheidsuitkeringen, ziekte-uitkeringen en gezinsbijdragen (ouderschapsverlof en kinderbijslag).
Controleer voor je je eerste werknemer in dienst neemt jouw gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dat is belangrijk om in aanmerking te komen voor eventuele verminderingen. Zo heb je misschien recht op premies of fiscale voordelen op basis van je vestigingsplaats. Bovendien ben je beter beschermd bij eventuele beroepsfouten.
Dienst voor preventie en bescherming
Bedrijven met werknemers hebben verplicht een dienst voor preventie en bescherming op de werkvloer. Die waakt over onder meer de veiligheid, de gezondheid, de vitaliteit, de arbeidshygiëne en het psychosociaal welzijn op de werkvloer.
Heb je minder dan 20 werknemers in dienst? Dan mag je als zaakvoerder zelf de rol van preventieadviseur opnemen. Je bent wel verplicht om je voor een aantal aspecten bij te laten staan door specialisten. Denk bijvoorbeeld aan een externe vertrouwenspersoon. Vanaf 20 werknemers moet je samenwerken met een externe dienst voor preventie en bescherming op de werkvloer (EDPBW).
Bij preventie en bescherming horen nog enkele verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan het opstarten van een jaaractieplan, de praktische uitwerking van jouw globaal preventieplan. Je dient ook aan preventieadministratie te doen: het bijhouden van eventuele incidenten, het opvolgen daarvan en het nemen van maatregelen om ze te voorkomen.
Vakantiefonds voor arbeiders
Is je eerste medewerker een (leerling-)arbeider, dan ben je verplicht je aan te sluiten bij een vakantiefonds. Dat berekent de duur van hun vakantie en het bedrag van hun vakantiegeld. Die berekening is gebaseerd op hun prestaties van het voorbije jaar en is bijzonder gevoelig voor vergissingen. Als werkgever sluit je je aan bij het vakantiefonds van je bedrijfssector of, als dat niet bestaat, bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV).
Aangiftes voor je eerste werknemer
Of het nu je eerste of duizendste werknemer is, bij elke aanwerving (en uitdiensttreding) ben je verplicht om onmiddellijk een Dimona-aangifte te doen. Daarmee beschikken alle instellingen voor sociale zekerheid over de meest recente gegevens. Belangrijk is dat je hier het juiste paritair comité aanduidt.
Vergeet verder je DmfA-aangifte (Déclaration multifonctionelle/multifunctionele Aangifte) niet. Die bevat de loongegevens en arbeidsprestaties van alle werknemers die je gedurende een bepaald kwartaal tewerkstelt.
Administratie bij het aannemen van je eerste werknemer
Er komt heel wat papierwerk kijken bij het in dienst nemen van je eerste personeelslid. En dit is nog maar het begin van je personeelsadministratie. Volgende documenten zijn verplicht:
- Een arbeidsongevallenverzekering voor jezelf en alle werknemers: ook voor interim-werknemers en jobstudenten, ook als je niet actief bent op een risicovolle werkplek en ook voor ongevallen op weg van en naar de werkplek.
- Neem je je eerste werknemer voltijds voor onbepaalde duur in dienst, dan volstaat in principe een mondelinge overeenkomst. Natuurlijk raden we je altijd een schriftelijke, door beide partijen ondertekende arbeidsovereenkomst Dat is een officieel en wettelijk bindend document dat jullie samenwerking vastlegt. Het omvat onder meer de arbeidsvoorwaarden, het uurrooster en de verloning.
- Een arbeidsreglement opstellen is eveneens verplicht. Bovendien moet je al je werknemers een kopie overhandigen en ervoor zorgen dat ze het reglement altijd kunnen inkijken. De inhoud van het document is deels vastgelegd door de overheid en vul je zelf verder aan. Een arbeidsreglement kun je niet eenzijdig wijzigen, je zorgt er dus best voor dat het direct in orde is. Een arbeidsreglement stelt je in je rechten wanneer er discussie is met je medewerker. Je kan het niet eenzijdig wijzigen. Zorg ervoor dat het direct in orde is bij de opstart, dan loopt alles vlotter nadien.
Loonkostberekening voor je eerste personeelslid
Zoveel werknemers, zoveel lonen. Elke situatie is anders en geen twee lonen zijn hetzelfde. De loonkostberekening voor je eerste medewerker of voor je volledige personeelsbestand is een ingewikkelde oefening. Addmodum maakt gebruik van een simulatietool dat met alle factoren rekening houdt. Bovendien kom je zo je jaarlijkse loonlast te weten.
Voor de loonkostberekening hou je ook rekening met de afspraken in collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s) indien je daaronder valt en met extralegale voordelen, van maaltijd- en ecocheques over verzekeringen tot een mobiliteitsbudget en een bedrijfswagen met tankkaart.
Neem je eerste medewerker aan en geniet van de doelgroepvermindering
Loonkosten, verzekeringen, sociale bijdragen… Je eerste werknemer aanwerven vraagt een investering op verschillende vlakken, maar zeker financieel. De federale overheid springt je bij met de doelgroepvermindering. Voor je eerste medewerker krijg je maximum 3.1000 euro RSZ-korting. Voor de tweede en derde ligt dat bedrag tussen 450 en 1.550 euro en is de korting beperkt tot maximum 13 kwartalen.
De doelgroepvermindering komt verder tussen in de kosten van jouw sociaal secretariaat. Je bent verplicht je aan te sluiten bij een sociaal secretariaat en bent er de eerste 3 jaar aan gebonden. Doe je opzeg voor 30 juni om over te stappen naar een ander sociaal secretariaat.
Om te genieten van de doelgroepvermindering moet een werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen. Informeer je grondig of contacteer Addmodum. We zorgen ervoor dat het aanwerven van je eerste werknemer van een leien dakje gaat, zodat jullie samen verder bouwen aan jouw bedrijf.
