Personeelsadministratie

Taken voor de personeelsadministratie

Onder personeelsadministratie vallen heel wat uiteenlopende taken. Dit zijn enkele van de mogelijke opdrachten voor het personeelsbeheer.

• Registratie van werknemersgegevens: overzicht houden van alle administratie van alle medewerkers, van de aangifte van indiensttreding tot het afhandelen van pensionering
• Opstellen van contracten: invullen met de correcte gegevens, opnemen van de afgesproken voorwaarden, zorgen voor het ondertekenen door beide partijen
• Werving en selectie ondersteunen: vacatures plaatsen, sollicitaties controleren, relevante profielen selecteren, afspraken vastleggen met geschikte kandidaten
• Payroll verzorgen: opmaken van loonberekeningen, versturen van loonbrieven, afhandelen van uitbetalingen van lonen
• Opvolgen van afwezigheden: wettelijk in orde brengen van onder meer ziekmeldingen, verzuimen en verloven

We vatten het graag samen als jouw medewerkers content houden. Van alle paperassen over de antwoorden op praktische vragen en het beheren van wagens, gsm’s en tankkaarten tot groeps- en hospitalisatieverzekeringen, Addmodum staat steeds klaar voor jou en je personeel.

Documenten die in jouw personeelsadministratie moeten zitten

• Arbeidsovereenkomsten (die pas geldig zijn wanneer er een overeenkomst is over het onder gezag verrichten van arbeid in ruil voor een loon)
• Arbeidsreglement (waarvan iedereen een kopie heeft en dat liefst up-to-date is)
• Dimona-aangiftes voor nieuwe werknemers
• Alles voor het correct uitbetalen van lonen, eindejaarspremies en vakantiegelden
• Aanvragen voor tijdelijke werkloosheid en educatieve verloven

De documenten voor personeelsadministratie van Addmodum worden in samenwerking met een ervaren advocaat op maat van jouw vennootschap opgemaakt.

Personeelsadministratie door Addmodum

De voordelen van je personeelsadministratie uitbesteden

Jammer genoeg is ondernemen meer dan alleen ondernemen. Er komt zoveel praktische rompslomp kijken bij het runnen van je bedrijf, dat je al snel nog amper tijd hebt om te doen wat je graag en goed doet. Dat is het moment om je administratie uit te besteden aan Addmodum. Dan geniet je namelijk van deze voordelen:

• Als ondernemer wil je groeien en je ding doen, niet de wetgeving rond personeelsadministratie op de voet volgen om zeker te zijn dat je in orde blijft. Laat dat dus gerust aan ons over.
• We wijzen je op zaken die je zelf allicht over het hoofd ziet. Vergeten het verplicht jaaractieplan op te maken of je kalender in te dienen voor eind december en dat zuur bekopen bij de volgende controle? Niet als je samenwerkt met Addmodum.
• Een vraag stellen, een rechtzetting doorgeven, een dossier aanmaken… Heel wat taken binnen personeelsadministratie slorpen heel wat tijd op. Wij hangen in jouw plaats in de wachtrij, zodat jij meer tijd hebt voor je klanten.
• We zijn een externe partner die graag intern aan de slag Een van onze specialisten in personeelsadministratie werkt regelmatig in jouw bedrijf. Jij en je medewerkers hebben een vertrouwd aanspreekpunt, zonder dat je extra personeel hoeft aan te nemen.
• Door met Addmodum in zee te gaan, bespaar je niet alleen op personeelskosten, maar ook op investeringen in software en hardware voor personeelsadministratie. We beschikken over kwalitatieve digitale tools en pakketten om jouw medewerkersbeheer perfect op punt te zetten en te houden.

Personeelsadministratie: enkele valkuilen en hoe ze te vermijden

Er is een goede reden dat heel wat ondernemers zoals jij ervoor kiezen hun personeelsadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd kantoor zoals Addmodum. De regelgevingen zijn namelijk complex en worden niet eenvoudiger. We geven enkele praktische tips om veelvoorkomende valkuilen te vermijden.

• Breng tijdrovende en maandelijks of jaarlijks terugkerende taken, zoals het bestellen van maaltijdcheques, het verzenden van loonbrieven en het indexeren van lonen, in kaart. Probeer ze te optimaliseren en automatiseren. Laat bijvoorbeeld Excel het manueel berekenen van bonussen en bijdragen overnemen. Of stel een lijst op met antwoorden op vragen die medewerkers vaak stellen, bijvoorbeeld over tijdskredieten en ouderschapsverloven.
• Boetes voor overtredingen met een bedrijfswagen moet je niet alleen betalen (zoals iedereen), maar nadien ook registreren bij de overheid. Je hebt namelijk een identificatieplicht: je moet melden wie er achter het stuur zat en dus de overtreding beging.
• Bedrijven zijn verplicht zich aan te sluiten bij heel wat instanties, zoals de Rijksdiensten voor Sociale Zekerheid (RSZ) en voor Jaarlijkse Vakantie (RJV), een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op de Werkvloer (EDPBW). Vergeet ook niet de FOD Financiën voor je belastingen, de verplichte arbeidsongevallenverzekering en, in sommige sectoren, het fonds voor bestaanszekerheid.

Hier lees je nog 8 tips voor een vlotte administratie. Heb je geen ogen op je rug om ook nog eens alle administratieve rompslomp in de gaten te houden? Contacteer ons om jouw personeelsadministratie over te nemen. Zo geniet jij binnen de kortste keren weer van een vrije zondag.