Alles begint bij een opgeruimde administratie
Sorteer, orden en archiveer je administratie. Zo slaag je erin alles op een eenvoudige en duidelijke manier bij te houden. Een opgeruimde administratie vraagt tijd en moeite, maar het bespaart je een hoop stress en onvoorziene problemen. Verwerk je correspondentie op regelmatige tijdstippen en archiveer bij voorkeur digitaal. Zo behoud je als zaakvoerder het overzicht.
Organiseer je administratie
Op drukke dagen stapelt de post zich op. Voor je het weet zijn die paar brieven of facturen een serieuze berg geworden. Het is daarom belangrijk om een systeem te vinden in de aanpak van je administratie. Algemeen zijn er enkele richtlijnen waar je best rekening mee houdt. Deze zullen de verwerking van je documenten en facturen alleen maar makkelijker maken.
Verwerk je papieren op regelmatige tijdstippen
Plan vaste momenten in om je papieren te verwerken. Zo ben je in een mum van tijd klaar. Indien je het laat opstapelen, wordt het al snel zoveel dat je er tegenop ziet. Maak er bijvoorbeeld een wekelijkse gewoonte van en blokkeer een vast moment in je agenda. Zo kan je het voor de rest van week loslaten.
Werk digitaal
Ontvang je nog fysieke documenten zoals een factuur of een bonnetje? Scan die die dan onmiddellijk in en sla ze op in de cloud. Zo kan je het niet meer vergeten, elimineer je het risico om ze kwijt te raken en voorkom je uitpuilende kasten.
Orden je administratie
Zorg voor een structuur die werkt voor jou. Kies een manier die haalbaar is en die bij je past. Je administratie ordenen doe je zo.
Houd je administratie opgeruimd via een digitaal archief
Nu je je administratie op orde hebt, is het belangrijk dit ook zo te houden. Als administratief expert kunnen we bij Addmodum het gebruik van een digitaal en gestructureerd archief enkel aanmoedigen. Ook wij werken volledig digitaal. Steek vanaf de start een goede structuur in je digitale archief, zodat alle documenten snel terug te vinden zijn. Dit zal je heel wat tijd besparen wanneer je iets zoekt en zorgt voor een heldere kijk in je administratie.
Tip: vraag aan klanten en leveranciers om zoveel mogelijk papierwerk te digitaliseren. Krijg je het toch nog digitaal? Dan kan je het eenvoudig inscannen en toevoegen aan de juiste map.
De gouden tip voor een opgeruimd digitaal administratief archief
Je administratie digitaliseren is alvast stap 1. Heb je dit gedaan? Top! Dan is het nu belangrijk dit opgeruimd te houden. Met deze gouden tip verloopt deze vervelende klus alvast een beetje vlotter.
Hanteer een logische structuur die zowel voor jezelf als voor anderen eenvoudig te volgen is. Als het voor iedereen duidelijk is waar welke documenten thuishoren, wordt het opbergen van je documenten een stuk makkelijker. Achteraf iets terug nodig? Aan de hand van je structuur vind je het meteen terug!
