E-facturatie: alles wat je moet weten

Wat is e-facturatie?

Een e-factuur is een gestructureerde factuur die je als Belgische btw-plichtige opstelt en verstuurt via een geautomatiseerd softwareprogramma. Je digitale factuur heeft een ubl (Universal Business Language) of een xml (Extensible Markup Language) formaat. Hierdoor voldoet het document aan universele normen en beschikt zowel de verzender als ontvanger over exact dezelfde versie. Voor het opstellen, versturen, betalen en boeken van je e-facturen gebruik je een beveiligd Europees netwerk zoals Peppol.

Het verschil tussen een factuur en een e-factuur

Op een factuur staan de gegevens van jouw organisatie en die van je klant, de aangekochte producten of diensten en de bijhorende (btw-)bedragen. Deze informatie vind je ook op een e-factuur. De verschillen tussen beide types zitten vooral in het opmaken en verzenden ervan.

De voordelen van e-invoicing op een rijtje

Als ondernemer spendeer je vaak uren aan je financiële administratie. Deze kostbare tijd vul je binnenkort anders in. Ontdek hoe e-facturatie jouw leven een pak eenvoudiger maakt.

• Je verliest geen tijd meer aan het opstellen van facturen. Door geautomatiseerde programma’s voer jij in no-time alle gegevens correct in.
• Zeg vaarwel tegen handmatige gegevensinvoer, zo beperkt je personeelskosten.
• Je vermijdt menselijke fouten en voorkomt onnodige correcties.
• Het betalen van e-facturen verloopt vlotter, alles komt binnen in een handig en overzichtelijk platform.
• Je beschikt over up-to-date boekhoudkundige cijfers en meet direct de financiële gezondheid van je onderneming.

De mogelijke valkuilen van digitale facturen

De verplichting van e-invoicing bespaart heel wat tijd, geld en energie. Maar er zijn ook een aantal mogelijke nadelen verbonden aan e-facturen.

• Afhankelijkheid van softwareprogramma’s en risico op IT-storingen zoals systeemuitval of problemen met internetverbinding
• Investering vereist voor implementatie van facturatiesysteem
• Werknemers dienen opgeleid te worden voor het correct gebruiken van de software
• Niet alle klanten zijn voorbereid op de digitale verandering
• Minder persoonlijke aanpak en beperkte directe interactie door automatisering

E-facturatie verplicht vanaf 2026

Schakel vandaag al over

In het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU verplicht de Vlaamse overheid alle Belgische B2B-handelaars vanaf 1 januari 2026 facturen op te stellen in een gestructureerde elektronische vorm. Deze wet is in lijn met het ViDa-initiatief (VAT in the Digital Age, ofwel btw in het digitale tijdperk). Het doel van e-invoicing is de digitale economie efficiënt en vrij van fraude te maken op Europees niveau.

Zijn facturen in pdf nog wettelijk?

Facturen in pdf-formaat nog zijn nog geldig tot en met 31 december 2025. Vanaf 1 januari 2026 dienen alle facturen tussen Belgische btw-plichtigen in gestructureerde elektronische vorm te zijn. Wacht niet tot het laatste moment. Integreer het systeem van e-factureren nu al in jouw onderneming.

Premies voor de investering in e-facturatie

Het implementeren van de juiste facturatiesoftware vraagt de nodige investeringen. Zeker voor kleinere bedrijven een grote kost. De overheid komt je tegemoet vanaf 2025. Dan geldt er een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor de installatie van je e-facturatieprogramma. En een -tijdelijke – verhoogde kostenaftrek van 120% voor het huren van software.

E-facturering in de praktijk

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle e-facturen voldoen aan de Europese semantische en syntactische standaardnormen, ofwel de Europese norm. Voor het opmaken van je elektronische facturen heb je een boekhoudprogramma nodig met e-facturatiefunctionaliteit. Je koppelt je software aan het Peppol-netwerk. Vervolgens stel je je digitale facturen op in Peppol-BIS-formaat. Om ze te versturen, heb je de persoonlijk Peppol-ID nodig van je klanten.

Deze gegevens vermeld je verplicht op je e-factuur:

• Je eigen bedrijfsgegevens met btw-nummer
• De gegevens van je klant met btw-nummer
• Factuurdatum
• Factuurnummer
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Bedrag exclusief btw, btw-tarief en totaal te betalen bedrag inclusief btw

Vragen over elektronische facturen? Neem contact op met Addmodum en laat je bijstaan door onze experten. Zij geven je met veel kennis van zaken concreet advies.

Wat is het Peppol netwerk?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een gratis beveiligd Europees netwerk waarin bedrijven en organisaties ongelimiteerd elektronische facturen opstellen en verzenden. Alle facturen worden volgens hetzelfde protocol en een gestandaardiseerd formaat opgesteld om fraude tegen te gaan op lange termijn.

Bereid je voor op de komst van e-facturatie

Start vandaag al met elektronisch factureren

Vanaf 2026 ben je al ondernemer verplicht om e-facturatie te implementeren in je zakelijke transacties. Maar waarom wachten? Maak vandaag al de overstap. Ontdek hoe.

• Plan een testfase. Ontdek wat het beste werkt voor jouw onderneming. Los eventuele kinderziektes nu al op, voor het systeem verplicht is.
• Zorg dat jouw boekhoudprogramma geschikt is voor e-facturatie. Werk met xml-bestanden.
• Controleer of je systeem is aangesloten op het Peppol-netwerk voor veilige uitwisseling van elektronische documenten.
• Informeer jouw leveranciers nu al. Vraag hen om ook gebruik te maken van e-facturatie. Zo leren ook zij hun facturen automatisch te verwerken.
• Stuur verkoopfacturen via Peppol naar klanten die ook aangesloten zijn op het netwerk.

Ook klaar om aan de slag te gaan met e-facturatie? Addmodum staat voor je klaar. Neem contact op met onze experten. Wij maken je met veel plezier wegwijs.

Reken op de praktische ondersteuning van Addmodum

Vertrouw op de expertise en ervaring van Addmodum. Onze professionals loodsen jou doorheen de overgang naar e-facturatie. Reken hierbij op:

• Advies en begeleiding: geniet van uitgebreide hulp bij het kiezen van de juiste software. Onze experten bieden jou deskundig advies over de implementatie van e-facturatie.
• Ondersteuning bij implementatie: raak vertrouwd met de vernieuwde programma’s dankzij de ondersteuning van Addmodum. Vragen over bepaalde functionaliteiten? Wij staan voor je klaar.
• Up-to-date informatie: wijzigen bepaalde wetten of vereisten rond e-facturatie? Dankzij Addmodum ben je steeds op de hoogte van de huidige regelgeving.

Door nu al de overstap te maken, voorkom je chaos en problemen. Met de hulp van een sociaal bureau sta je er niet alleen voor. Reken op professionele ondersteuning tijdens elke stap van het proces.