Zet je administratie op orde
Het is belangrijk om je administratie te ordenen. Zo weet je steeds hoe het financieel met je onderneming gaat en kom je niet voor verrassingen te staan. Je wil natuurlijk voorkomen dat je iets niet of te veel betaalt. Bovendien ben je als ondernemer verplicht 7 jaar je administratie te bewaren. Een goed overzicht is dus goud waard. Je administratie ordenen kan op twee manieren.
Administratie ordenen per categorie
Deel je administratie op in categorieën. Scheid boekhoudkundige documenten van papieren voor je sociaal secretariaat en maak ook daar een opsplitsing. Gebruik aparte mapjes, bijvoorbeeld voor inkomende en uitgaande facturen. Bij Addmodum werken we bij iedere klant met verschillende categorieën.
- Algemene info: Dit heeft alles te maken met de verschillende documenten die komen kijken bij de opstart van je onderneming, alle papieren met betrekking tot de notaris etc.
- Boekhouding.
- Rollend materieel: Onder rollend materieel bewaren we alle administratie die te maken hebben met wagens, verzekeringen, tankkaarten…
- Contracten.
- Marketing: Onder deze categorie bevindt zich alle administratie die te maken heeft met logo’s, beeldmateriaal etc.
- Allerlei: Hierin plaatsen we alle zaken die we niet in één van de vorige categorieën kwijt kunnen.
Klasseer dus alles per (sub)categorie. Zo behoud je een duidelijk overzicht in al je papierwerk.
Administratie ordenen per periode
Sorteer je administratie per periode. Dat is een goede optie voor wie niet al te veel papierwerk heeft. Ieder boekjaar bestaat uit verschillende periodes. Bij Addmodum werken we telkens per kwartaal of maandelijks. Het spreekt misschien voor zich dat wij aan een maandelijkse sortering de voorkeur geven. Door je administratie maandelijks te sorteren, maak je het jezelf een pak overzichtelijker en kan je efficiënter te werk gaan.
Tips voor een ordelijke administratie
- Orden je documenten vanaf je ze ontvangt. Iedere onderneming heeft er baat bij om zijn administratie zo goed mogelijk bij te houden. Met een ordelijke administratie houd je precies bij wat er in je onderneming gebeurt en voorkom je een chaos aan papierwerk en onaangename verrassingen. Administratie stopt nooit en het is bovendien ook wettelijk verplicht dit goed bij te houden.
- Houd rekening met bewaartermijnen en gooi weg wat overbodig is. Heel wat documenten en facturen kennen wettelijke bewaartermijnen die je strikt moet naleven. Deze termijnen kan hier vinden. Wie het zichzelf liever gemakkelijk maakt, houdt best alles 10 jaar bij. Dan kom je later niet in de problemen en hoef je je geen zorgen te maken.
- Werk je administratie bij op vast ingeplande momenten. Elk type administratie vereist zijn eigen termijn en werk. Dit kan gaan van wekelijkse opvolging, naar maandelijks opvolging, naar opvolging per kwartaal of per jaar. Bepaal wat jij nodig hebt en houd je aan deze planning. Zo bewaar je structuur en voorkom je een chaos aan papierwerk.
- Maak je administratie digitaal en stel een digitaal archief op. Dit zal u heel wat tijd, stress en kosten besparen. Dankzij een digitale administratie kan je overal snel bij en heb je het steeds bij de hand. Het digitaal archiveren van je administratie bespaart je trouwens een hele hoop plaats.
Je administratie op orde brengen
Een ordelijke administratie brengt heel wat voordelen mee. Je moet er ofwel van dag 1 mee bezig zijn of tijd maken om even alles op orde te brengen. Afhankelijk van je interesses en tijd kiezen de meeste zelfstandigen ervoor dit uit te besteden. Dat kan zowel intern (administratief medewerker) als extern (administratiekantoor).
Van zodra je je administratie op orde hebt gebracht is het de kunst om dit te blijven onderhouden. De juiste processen en taken implementeren op regelmatige tijdstippen. Daarmee kom je al een heel eind.
