Je administratie bijhouden: een handige gids

Houd je administratie correct bij

Geniet van tal van voordelen

Je administratie bijhouden is belangrijk om verschillende redenen.

• Krijg een helder inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming. Je weet waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Zo neem je gegronde beslissingen voor de toekomst.
• Geniet van een vlotte afhandeling van je  boekhouding. Je boekhouder moet de nodige documenten snel en overzichtelijk kunnen raadplegen. Zo worden belangrijke deadlines, denk aan je belastingaangifte, gehaald. Lees hier alles over de documenten die je moet bezorgen aan je boekhouder.

Hoelang moet je documenten bewaren als bedrijf?

Het bijhouden van je administratie en documenten is verplicht als bedrijf. Je moet al de nodige documenten (lees als: bewijsmateriaal) minstens 7 jaar bijhouden. Wie zeker wil zijn, houdt ze best 10 jaar bij. Zo ben je voorbereid op eventuele controles en ben je veilig voor beschuldigingen van fraude.

Wie moet zijn administratie bijhouden?

Iedereen die onder een zelfstandig statuut werkt, is verplicht om zijn administratie bij te houden.

Wat is het verschil tussen administratie en boekhouding?

Boekhouding

Je boekhouding heeft betrekking op alle financiële transacties binnen je organisatie. Samen vormen ze een nauwkeurig overzicht van de financiële gezondheid van je bedrijf. Je boekhouding omvat je inkomsten, uitgaven, activa en passiva. 

Meer weten? Ontdek alles over het verschil tussen administratie en boekhouding. 

Welke administratie en documenten moet je bijhouden als bedrijf?

Administratie en documenten bijhouden: stappenplan

Tijd om de handen uit de mouwen te steken en je administratie op orde te brengen? Volg dan het volgende stappenplan:

1. Begin bij het opruimen van je administratie. Sorteer en archiveer je documenten. En zet in op het ordenen van je administratie. Van tankkaart administratie tot personeelsadministratie en zakelijke administratie, wij staan voor je klaar. 
2. Digitaliseer je administratie: Heb je nog papieren documenten liggen? Scan ze in zodat je een digitale versie hebt. Zo is de kans op verlies aanzienlijk kleiner. Geef je documenten een duidelijke naam.
3. Maak een duidelijke mappenstructuur aan: zorg dat je een aparte map hebt per jaar en per onderdeel. Kies voor een mappenstructuur die bij jouw onderneming past. Gebruik submappen voor extra structuur (aankoopfacturen, verkoopfacturen, creditnota’s …)
4. Maak een apart mailadres aan: creëer een aparte mailbox voor belangrijke documenten. Breng je klanten op de hoogte dat zaken omtrent administratie nu via dit mailadres besproken worden.
5. Plan een vast moment in: Ga op zoek naar een gaatje in je agenda en kies een vast moment om je administratie bij te houden.
6. Kies eventueel voor het automatiseren van je administratie. Dit bespaart je een hoop tijd en geld.

Alles over makkelijk opzetten, ordenen en bijhouden van administratie

Wil jij graag een krak worden in administratie en debiteurenbeheer? We verzamelde al onze kennis en expertise in onze administratie beginnersgids. Enkele interessante artikelen die je zeker moet bekijken:

Administratie startersgids

Wil jij graag een krak worden in administratie? We verzamelen al onze kennis en expertise in onze administratie beginnersgids. Enkele interessante artikelen die je zeker moet bekijken:

Zorgeloos jouw administratie bijhouden met Addmodum

Besteed jouw administratie uit aan experten. Ontdek onze werkwijze.

1. We gaan tot bij de klant en analyseren het type administratie.
2. We zetten een mappenstructuur op die voldoet aan de administratieve noden van het bedrijf. Eventueel integreren we een administratie software.
3. We digitaliseren de nodige documenten en zetten ze op de juiste plaats.
4. We verzamelen standaarddocumenten zoals waterfacturen en energiecontracten.
5. We controleren of we al de nodige informatie hebben ontvangen zoals verzekeringspolissen.

Vanaf dat we vetrokken zijn, ontzorgen we je volledig afhankelijk van de noden van je bedrijf. Denk aan:

• We zorgen ervoor dat je documenten op tijd worden afgeleverd bij de juiste partij zoals je boekhouder.
• We stellen arbeidscontracten op zodat jij met een gerust hart nieuwe werknemers kan aanwerven.
• We geven je accurate informatie over de financiële gezondheid van je bedrijf.

Ondersteuning nodig om bij het bijhouden van je administratie? Nood aan strategisch advies? Of vragen over Peppol facturatie? Contacteer ons voor een kennismakingsgesprek.