Administratie bijhouden
Een onmisbaar onderdeel van succesvol ondernemen
Ben jij ook een ondernemer? Dan weet jij als geen ander dat je administratie bijhouden niet altijd een even eenvoudige klus is. Als ondernemer wil je je bezighouden met je core business. Hierdoor schuift je administratie vaak op naar de laatste zondag van de maand. Of wanneer je boekhouder zijn 3e reminder heeft gestuurd …
Loop jij vast bij het bijhouden van je administratie? Addmodum is expert in administratie. We helpen je graag op weg met deze handige gids. Zo geniet jij van een vrije zondag.
Waarom je administratie bijhouden?
Je administratie bijhouden is belangrijk om verschillende redenen. Eerst en vooral krijg je hierdoor een helder inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming. Je weet waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Zo neem je gegronde beslissingen voor de toekomst.
Daarnaast heeft je administratie een heel grote invloed op je boekhouding. Je boekhouder moet de nodige documenten snel en overzichtelijk kunnen raadplegen. Zo worden belangrijke deadlines, denk aan je belastingaangifte, gehaald.
Om deze reden is het bijhouden van je administratie verplicht. Je moet al de nodige documenten (lees als: bewijsmateriaal) minstens 7 jaar bijhouden. Wie zeker wil zijn, houdt ze best 10 jaar bij. Zo ben je voorbereid op eventuele controles en ben je veilig voor beschuldigingen van fraude.
Wie moet zijn administratie bijhouden?
Iedereen die onder een zelfstandig statuut werkt, is verplicht om zijn administratie bij te houden.
Welke administratie moet je bijhouden?
Algemene administratie
Je algemene administratie omvat alles wat een wettelijke overeenkomst is. Denk aan een huurcontract en verzekeringsdocumenten. Zolang het contract actief is, houd je het best bij.
Zo ben je voorbereid bij eventuele problemen. Weet je niet meer zeker of je brandverzekering verlengd is? Met een ordelijke administratie is je vraag zo beantwoord.
Boekhoudkundige administratie
Je boekhoudkundige administratie omvat alles wat te maken heeft met je financiën en boekhoudkundige verplichtingen. Denk aan in- en uitgaande facturen en creditnota’s. Deze documenten moet je minstens 7 jaar bijhouden.
Houd er rekening mee dat je documenten volledig wettelijk in orde moeten zijn om aanvaard te worden bij een controle.
Loonadministratie/ HR administratie
Je loonadministratie/ HR administratie omvat alles wat te maken heeft met jouw werknemers. Denk aan arbeidsovereenkomsten, documenten over loonverwerking en car policy’s. Dit moet allemaal gedocumenteerd en bijgehouden worden voor zolang de contracten geldig zijn. Je moet ook kunnen bewijzen dat je werknemer deze documenten ontvangen heeft.
Facturen administratie
Zoals hierboven vermeld zijn er strenge regels verbonden aan je facturen administratie. Elke factuur moet wettelijk in orde zijn, anders riskeer je een administratieve boete.
Denk aan het vermelden van je Btw-nummer, het woord ‘factuur’ … Meer hierover vind je in onze blog over facturen.
Administratie bijhouden: zo begin je eraan
Tijd om de handen uit de mouwen te steken en je administratie op orde te brengen? Volg dan het volgende stappenplan:
- Digitaliseer je administratie: Heb je nog papieren documenten liggen? Scan ze in zodat je een digitale versie hebt. Zo is de kans op verlies aanzienlijk kleiner. Geef je documenten een duidelijke naam.
- Maak een duidelijke mappenstructuur aan: zorg dat je een aparte map hebt per jaar en per onderdeel. Kies voor een mappenstructuur die bij jouw onderneming past. Gebruik submappen voor extra structuur (aankoopfacturen, verkoopfacturen, creditnota’s …)
- Maak een apart mailadres aan: creëer een aparte mailbox voor belangrijke documenten. Breng je klanten op de hoogte dat zaken omtrent administratie nu via dit mailadres besproken worden.
- Plan een vast moment in: Ga op zoek naar een gaatje in je agenda en kies een vast moment om je administratie bij te houden.
Interessante informatie over het bijhouden van je administratie
Wil jij graag een krak worden in administratie? We verzamelde al onze kennis en expertise in onze administratie beginnersgids. Enkele interessante artikelen die je zeker moet bekijken:
Administratie startersgids
Wil jij graag een krak worden in administratie? We verzamelen al onze kennis en expertise in onze administratie beginnersgids. Enkele interessante artikelen die je zeker moet bekijken:
Je administratie opzetten
Een vlotte start gegarandeerd! Een duidelijke administratie opzetten, hoort bij de start van iedere onderneming. Het is waarschijnlijk niet je favoriete bezigheid, maar wel onmisbaar voor het succes van je onderneming. Het bijhouden van administratie is niet alleen...
8 Tips voor een vlotte administratie
Krijg je administratie op orde Je administratie bijhouden en opvolgen, het behoort nu eenmaal tot de taken van iedere onderneming. De manier waarop je je administratie aanpakt, heeft een sterke invloed op het aantal uren dat je eraan moet besteden. Goed begonnen, is...
De taken in je administratie
Taken in je administratie Het aantal administratieve taken is heel breed en divers. Een takenpakket bestaat onder andere uit: Verzamelen en beheren van gegevens zoals bv. klantenbestanden. Klasseren van papieren en facturen. Aannemen van telefoons. Nota's schrijven....
Hoe je administratie ordenen
Zet je administratie op orde Het is belangrijk om je administratie te ordenen. Zo weet je steeds hoe het financieel met je onderneming gaat en kom je niet voor verrassingen te staan. Je wil natuurlijk voorkomen dat je iets niet of te veel betaalt. Bovendien ben je als...
Je administratie opruimen
Alles begint bij een opgeruimde administratie Sorteer, orden en archiveer je administratie. Zo slaag je erin alles op een eenvoudige en duidelijke manier bij te houden. Een opgeruimde administratie vraagt tijd en moeite, maar het bespaart je een hoop stress en...
Mappenstructuur voor je administratie
Bepaal de beste structuur voor je administratie Om de bomen door het bos te blijven zien, is een overzichtelijk en gestructureerd mappensysteem noodzakelijk. Zowel op papier als digitaal. Werk daarom met een ordeningssysteem dat voor je hele organisatie werkt. Denk...
Je administratie automatiseren
Automatiseer je administratie! Automatisering en digitalisering gaan hand in hand. Om kostbare tijd te besparen, is het automatiseren van je administratie een taak die je beter niet aan de kant laat staan. Je zal al snel merken dat het je administratiewerk een pak...
Je administratie digitaliseren
Administratie digitaliseren Door je administratie te digitaliseren hoef je niet langer je archiefruimte (zolder, kelder …) jaarlijks vol te stouwen met een nieuwe lading verplicht te bewaren paperassen. Dankzij de digitalisering is dat verleden tijd. Via de cloud...
Administratie software kiezen
Op zoek naar online administratie software? Omdat er heel veel boekhoudprogramma’s beschikbaar zijn, kan het lastig zijn om een goede keuze te maken. Ieder boekhoudpakket heeft natuurlijk zijn eigen prijzen en functies. Dit maakt het vergelijken niet altijd even...
Ondersteuning bij je administratie bijhouden
Addmodum is een all-round partner die zelfstandigen en KMO’s administratieve hulp aanbiedt. Als ervaren partner staan we jou met raad en daad bij in je administratie.
- 143 jaar samengestelde ervaring, onmiddellijk inzetbare kennis
- In-house expertenteams (HR, boekhouding, administratie)
- Gegarandeerde permanentie
- Al vanaf 2 uur per week
- Eigen uitrusting (computers, …)
- Ook bij jou op kantoor
Bij Addmodum gaan we altijd voor een professionele aanpak.
Hoe dat in de praktijk in zijn werk gaat?
- We gaan tot bij de klant en analyseren het type administratie.
- We zetten een mappenstructuur op die voldoet aan de administratieve noden van het bedrijf.
- We digitaliseren de nodige documenten en zetten ze op de juiste plaats.
- We verzamelen standaarddocumenten zoals waterfacturen, energiecontracten …
- We controleren of we al de nodige informatie hebben ontvangen zoals verzekeringspolissen.
Vanaf dat we vetrokken zijn, ontzorgen we je volledig afhankelijk van de noden van je bedrijf. Denk aan:
- We zorgen ervoor dat je documenten op tijd worden afgeleverd bij de juiste partij zoals je boekhouder.
- We stellen arbeidscontracten op zodat jij met een gerust hart nieuwe werknemers kan aanwerven.
- We geven je accurate informatie over de financiële gezondheid van je bedrijf.
Ondersteuning nodig om je administratie bij te houden? Contacteer ons voor een kennismakingsgesprek.
