Digitaal personeelsdossier
Voordelen, tips en ondersteuning van een digitaal personeelsdossier
Wie werknemers in dienst heeft, is verplicht om bepaalde data op te slaan in een personeelsdossier. Van het eerste sollicitatiegesprek tot tussentijdse evaluaties, een helder loonbeleid vraagt dan ook meer dan enkel een map met contracten en fiches.
Met een digitaal personeelsdossier verzamel je losse documenten op een snelle en visuele manier. Meer automatisatie en overzicht, minder tijd- en controleverlies.
Maar wat is een digitaal of online personeelsdossier, welke gegevens neem je op en hoe bewaar je input op een veilige manier? Krijg professioneel advies van onze experten. Zo beheer jij jouw loondocumenten in no-time digitaal én gestructureerd.
Contacteer ons. We bekijken samen hoe we jou ontzorgen
"*" indicates required fields
Wat is een digitaal personeelsdossier?
Een digitaal personeelsdossier is een online dossier waarin je alle belangrijke documenten en gegevens van je medewerker(s) veilig bewaart. Denk onder meer aan de identiteitsgegevens, arbeidsovereenkomst, loonfiche, opleidingen en evaluaties. Als werkgever bepaal jij wat zichtbaar is voor personeelsleden en wat niet.
Je geeft je je medewerkers de mogelijkheid om contracten digitaal te ondertekenen of trainingen aan te vragen. Laat ze ook eenvoudig onkosten invoeren of een online versie van het arbeidsreglement raadplegen.
Het doel van een digitaal personeelsdossier is het beheren van alle personeelsinformatie op één centrale plaats. Zo vind je sneller wat je zoekt én behoud je steeds controle over je volledige personeelsadministratie.
Jouw personeelsdossier digitaal of op papier: de verschillen
Op papier
Een verzameling van mappen en losse documenten.
- data gaat sneller verloren
- lastig om informatie te delen met collega’s of externe partners
- meer fysieke opslagruimte nodig
- controles vragen meer tijd
- veiligheid hangt af van wie toegang heeft tot alle documenten
Digitaal of online
Een digitaal of online systeem waarin documenten opgeslagen zitten volgens vaste structuren.
- duidelijke en afgebakende toegangsrechten
- snellere controle van data
- eenvoudig om door te sturen naar andere partijen, ook buiten je onderneming
- efficiëntere HR-flow en makkelijk om contracten, afwezigheden en evaluaties op te volgen
- medewerkers voegen zelf documentatie zoals een ziektebriefje of attest toe en raadplegen documenten handig online
Zo ziet jouw digitaal personeelsdossier eruit
Elk personeelsdossier is logisch opgebouwd, ook jouw digitale of online versies. Volgende onderdelen neem je verplicht op:
Persoonlijke gegevens
Denk aan de naam, het adres, het rijksregisternummer en de contact- en identiteitsgegevens van je werknemer.
Arbeidsvoorwaarden
Gaat het om een voltijds contract, een deeltijds contract of een vervangingscontract? Heb je te maken met een overeenkomst van bepaalde duur of een overeenkomst van onbepaalde duur? Voeg hier ook een correcte functieomschrijving aan toe, inclusief uurrooster en loonafspraken.
Prestaties en planning
Dit onderdeel bevat informatie over loonberekening, gewerkte uren, afwezigheden, verlof, ziekte en overuren.
Personeelsadministratie
Hier horen evaluaties, attesten, opleidingen, waarschuwingen en eventuele ontslagdocumenten bij (van C4 tot fiche 281.10 en aangifte sociaal risico).
Cruciaal is dat je werkt met een vaste structuur, zeker wanneer jouw onderneming sterk groeit. Zo behoud je overzicht en vermijd je chaos. Hulp nodig bij het opstellen van jouw digitaal personeelsdossier? Addmodum staat voor je klaar. Als sociaal bureau ondersteunen we je bij het aanmaken, structureren en opvolgen van je loonbeleid.
Zo kies jij de juiste software voor jouw personeel
Welke tool geschikt is voor jouw organisatie, hangt af van een aantal factoren. Houd bij de keuze van jouw softwareoplossing rekening met onderstaande elementen:
- Veiligheid en privacy: is jouw systeem correct beveiligd tegen datalekken en voldoet het aan opgestelde GDPR-regels (General Data Protection Regulation)?
- Toegankelijkheid: kunnen jouw medewerkers eenvoudig zelf documenten opvragen en data toevoegen?
- Lange termijn: voorziet jouw softwarepakket ondersteuning vanaf de eerste gesprekken tot de eventuele uitdiensttreding van je personeelslid?
Laat je bijstaan door Addmodum. Onze experten geven je helder advies, 100% afgestemd aan jouw noden en dagelijkse werking.
Addmodum, jouw expert in digitale personeelsdossiers
Jouw personeelsadministratie en algemene administratie digitaliseren? Vertrouw op onze professionele administratie ondersteuning. Met payroll outsourcing van Addmodum ben jij zeker van een HR-administratie die altijd op punt staat.
Vertel ons jouw verhaal. Samen bekijken we waar je momenteel tegenaan loopt, welke structuur voor jouw organisatie geschikt is en hoe je alles veilig digitaal bewaart. Ook hierna geniet je van onze deskundige en praktische opvolging.
Je rekent al op onze flexibele oplossingen vanaf 4u per week. Geen standaardpakketten, wél een samenwerking op maat van jouw noden. Meer overzicht en structuur in je papierwerk, zonder iemand voltijds in dienst te nemen, dat is samenwerken met Addmodum.