Van administratieve last tot een vlot systeem
Je personeel is de draaischijf van je onderneming. Zij zorgen ervoor dat de dagelijkse werking vlot verloopt en je bedrijf groeit. Naarmate je team uitbreidt, ontstaat er achter de schermen een flinke administratieve uitdaging. Voor je het weet, slokt het bijhouden van contracten, loonbrieven en verlofaanvragen wekelijks kostbare uren op. Onze experten vertellen je alles over het efficiënt beheren van jouw personeelsgegevens. Van automatisatie tot ons allesomvattend Addlas-systeem en de privacy van je werknemers.
Benieuwd hoe je zelf aan de slag gaat? Of hulp nodig van een expert in HR administratie? Neem contact op met ons sociaal bureau. Ontvang advies op maat van jouw bedrijf. Addmodum staat voor je klaar.
Welke personeelsgegevens beheer je als werkgever?
Om je personeelsadministratie wettelijk en operationeel perfect op orde te hebben, moet je een hele lijst aan informatie bijhouden. Verdeel deze data over 4 categorieën:
- Identificatie- en contactgegevens: volledige naam, geboortedatum en geboorteplaats, adres, rijksregisternummer, telefoonnummer van partner voor een noodsituatie, bankrekeningnummer
- Contractuele documenten: ondertekende arbeidsovereenkomst, bewijs van Dimona-aangifte, kopie van de identiteitskaart, bewijs van ontvangst van het arbeidsreglement
- Loon- en prestatiegegevens: maandelijkse loonbrieven, jaarlijkse fiscale fiches, tijdsregistratie, verlof, afwezigheid wegens ziekte
- Loopbaan en ontwikkeling: getekende verslagen van functionerings- en evaluatiegesprekken, behaalde diploma’s, certificaten, verplichte opleidingsattesten, attesten van de arbeidsarts, gegevens rond uitdiensttreding
Slim aan de slag met de gegevens van jouw personeel
Het is van groot belang om je personeelsgegevens efficiënt te beheren. Dat valt of staat met een gestructureerd systeem. Zoek niet langer uren naar een getuigschrift. Riskeer niet dat gevoelige loongegevens op het verkeerde bureau belanden.
Stap definitief af van verspreide Excel-lijsten, losse Word-bestanden en fysieke kaften in de kast. Kies ervoor je administratie te digitaliseren op één opslagplek. Dit kan een cloudomgeving zijn met een strakke mappenstructuur of een gespecialiseerd administratie-software. Zo weet je zeker dat er maar één actuele versie van elk document bestaat en heb je snel de volledige documentatie van je medewerker bij de hand.
Maak voor elke werknemer een vast dossier aan met een logische opbouw waarin persoonlijke gegevens, contractuele documenten en de loopbaanontwikkeling zitten. Houd al deze data strikt vertrouwelijk. Voorkom dat collega’s zomaar in de personeelsinformatie van je andere werknemers kijken.
Zo pak je het beheer van je personeelsgegevens aan
Je personeelsadministratie structureel aanpakken vraagt om een slimme aanpak. Bouw vanaf de start de juiste gewoontes op. Zo voorkom je dat je administratie later een rompslomp aan papieren wordt. Met deze vier stappen bouw je een goede basis op:
Werk met een checklist
Elke werknemer groeit in fases. Met een vaste checklist per fase mis je nooit een document of wettelijke verplichting. Tijdens de onboarding let je op alle gegevens die klaarliggen voor de eerste werkdag. Denk aan een arbeidsovereenkomst. Leg wijzigingen doorheen de loopbaan correct vast zoals bij loonsverhogingen of functie-aanpassingen. Verlaat je werknemer je bedrijf? Je checklist helpt je bij de opzegtermijn en de overdracht van bijvoorbeeld laptop, tankkaart en badge.
Centraliseer en digitaliseer
De tijd van papieren mappen of een wirwar aan Excel-lijstjes op verschillende computers is definitief voorbij. Kies voor één centrale, beveiligde en digitale locatie waar je alle personeelsgegevens bewaart. Dit kan een HR-softwarepakket zijn of een streng beveiligde cloudomgeving. Het voordeel? Je zoekt bijvoorbeeld nooit meer naar dat ene bestand met een identiteitskaart.
Maak heldere afspraken met je team
Je administratie is maar zo sterk als de data die je erin stopt. Maak daarom duidelijke afspraken met je werknemers over hoe en wanneer zij informatie aanleveren. Wanneer brengen ze een doktersbriefje uiterlijk binnen? Hoe dienen ze hun verlofaanvragen in?
Bouw een directe lijn met je sociaal secretariaat
Je personeelsgegevens staan niet op zichzelf. Ze zijn de brandstof voor je loonbeleid en loonberekening. Zorg dat veranderde gegevens zoals een verhuis, een wijziging in een gezinssituatie of extra gepresteerde overuren meteen digitaal klaarstaan voor je sociaal secretariaat. Anders ontstaan er fouten op je loonbrief, wat voor extra administratief correctiewerk zorgt.
Personeelsgegevens en geldende (privacy)wetgeving
Het beheren van je personeelsgegevens is meer dan documenten in orde brengen. Je werkt met persoonlijke en gevoelige informatie van je team. Daarom ben je als werkgever aan strikte wetgevingen gebonden.
GDPR en de wet op de privacy
Personeelsdossiers zitten boordevol privacygevoelige data, zoals rijksregisternummer, loongegevens en evaluatieverslagen. Volgens de Europese privacywet (GDPR) mag je alleen gegevens opvragen en bewaren die strikt noodzakelijk zijn voor het werk van de werknemer. Denk aan een rijbewijs van een chauffeur.
Let op met medische gegevens. Je mag de duur van de afwezigheid van je werknemer registreren, maar het is wettelijk verboden om de medische oorzaak of symptomen in je dossier op te nemen. Ook als je werknemer dit zelf vertelt.
Zorg er bovendien voor dat je gegevens beveiligd staan in een cloudomgeving of een administratie-software. Zorg dat enkel de juiste personen toegang krijgen tot deze data. Een collega mag nooit zomaar in het dossier van een ander kunnen kijken.
Wettelijke bewaartermijnen
Je mag personeelsgegevens niet voor altijd bewaren. Toch mag je ze na ontslag ook niet meteen weggooien. In België gelden er strikte wettelijke termijnen voor sociale documenten:
- Sociale documenten: papieren zoals de individuele rekening en prestatielijsten bewaar je 5 jaar vanaf het moment dat de tewerkstelling stopt.
- Arbeidsovereenkomsten: bewaar contracten en bijlagen tot 5 jaar nadat een werknemer uit dienst is. Dit is belangrijk als er achteraf een discussie ontstaat over het loon of de ontslagvergoeding.
- Sollicitanten: gegevens van afgewezen sollicitanten zoals cv’s mag je zonder expliciete toestemming maximaal 4 weken bewaren. Met goedkeuring mag dit meestal tot 1 jaar.
Het recht op inzage en correctie
Je medewerkers hebben op elk moment het wettelijke recht om hun eigen personeelsdossier in te zien. Ze mogen weten welke gegevens je van hen bewaart, waarom je dat doet en wie er toegang toe heeft. Blijkt er een fout te staan in hun adres, gezinssituatie of diploma-gegevens? Dan laat je dit snel corrigeren.
Jouw personeelsgegevens beheren? Addmodum biedt je de juiste ondersteuning
Al sinds 2020 zorgt Addmodum voor jouw administratieve ondersteuning. Besteed je administratie uit aan ons. Zo heb jij meer rust, minder stress en meer tijd voor wat echt telt: je bedrijf, je medewerkers en je klanten.
Plan een gesprek in met onze experts. Krijg advies op maat van jouw onderneming. Ontdek ons handige Addlas-systeem en navigeer vlot door je personeelsdata.
Addmodum helpt je graag verder met je gegevensbeheer, personeel aanwerven, je administratie automatiseren, je financiële administratie of met je payroll-administratie.
